Empresas brasileiras investem significativamente em viagens corporativas, com o faturamento do setor atingindo R$13,4 bilhões em 2023, sendo este um custo estratégico que pode ser otimizado com gestão
Resposta rápida
As empresas brasileiras realizam um investimento significativo em viagens corporativas, conforme evidenciado pelo faturamento de R$ 13,4 bilhões das agências associadas à ABRACORP em 2023, superando níveis pré-pandemia. Este gasto estratégico visa a manutenção de negócios, expansão de mercados e relacionamento com clientes. Os principais componentes de custo incluem transporte aéreo, hospedagem, transporte terrestre, alimentação e despesas extras, influenciados por fatores econômicos, políticas de viagens e uso de tecnologia de gestão.
O gasto das empresas com viagens corporativas representa um investimento significativo e estratégico para a manutenção de negócios, expansão de mercados e relacionamento com clientes. Entender a magnitude e a composição desse dispêndio é crucial para CFOs, gestores de viagens, compras e RH, permitindo a otimização de recursos e a implementação de políticas eficazes.
Historicamente, o setor de viagens corporativas no Brasil demonstra resiliência e crescimento, embora impactado por fatores econômicos e sanitários. A compreensão do panorama de gastos é o ponto de partida para qualquer iniciativa de gestão, desde a negociação com fornecedores até a formulação de políticas de viagens.
Cenário geral de investimentos em viagens corporativas no Brasil
O volume de investimentos em viagens corporativas no Brasil é um indicador da atividade econômica e da importância estratégica do deslocamento para os negócios. Embora dados exatos e consolidados para o total nacional sejam complexos de apurar anualmente, análises setoriais e projeções fornecem uma estimativa do cenário. A ABRACORP, associação que reúne as maiores agências de viagens corporativas do país, divulga regularmente o desempenho do setor entre suas associadas, que representa uma parcela considerável do mercado.
Por exemplo, em 2023, o faturamento das agências de viagens corporativas associadas à ABRACORP atingiu a marca de R$ 13,4 bilhões, um crescimento de 14,8% em comparação com o ano anterior, ultrapassando os níveis pré-pandemia de 2019 ABRACORP, 2023. Este dado ilustra o dinamismo do setor e a recuperação dos investimentos empresariais em viagens.
Componentes do gasto em viagens corporativas
O gasto de uma empresa com viagens corporativas não se resume apenas a passagens e hospedagens. Ele abrange uma série de categorias, cada qual com sua particularidade e potencial de otimização. A análise desses componentes é fundamental para uma gestão financeira eficaz.
Os principais componentes são:
- Transporte Aéreo: Geralmente, o item de maior custo, abrangendo passagens nacionais e internacionais.
- Hospedagem: Diárias em hotéis, incluindo variações de categoria e localização.
- Transporte Terrestre: Locação de veículos, táxis, aplicativos de mobilidade urbana e passagens de ônibus. A gestão de mobilidade urbana e reembolso de km são exemplos de como as empresas gerenciam esses custos.
- Alimentação: Despesas com refeições durante a viagem.
- Despesas Extras e Incidentais: Incluem custos com internet, lavanderia, gorjetas, e outros pequenos gastos. A gestão de expense é essencial para categorizar e controlar esses valores.
- Taxas e Encargos: Taxas de embarque, impostos sobre serviços e outras tarifas governamentais.
Entender a proporção de cada um desses itens dentro do orçamento total de viagens permite aos gestores focar seus esforços de negociação e controle onde o impacto financeiro é maior.
Fatores que influenciam o gasto
Diversos fatores, internos e externos, podem afetar significativamente o gasto das empresas com viagens. A compreensão desses fatores é essencial para a elaboração de um planejamento orçamentário realista e para a implementação de estratégias de contenção de custos.
Fatores externos
- Flutuações econômicas: Inflação, taxa de câmbio e condições macroeconômicas impactam diretamente os preços de passagens, hospedagens e outros serviços.
- Oferta e demanda: Variações sazonais, eventos e a capacidade do setor de transporte e hospitalidade influenciam os preços.
- Regulamentação: Políticas governamentais, como taxas e impostos, podem alterar o custo final das viagens.
- Eventos globais: Pandemias, conflitos e desastres naturais podem restringir viagens e aumentar custos.
Fatores internos
- Política de viagens: Regras estabelecidas pela empresa sobre classe de voo, tipo de hospedagem, limites de gastos, entre outros. Uma política de viagens bem definida é um pilar da governança corporativa.
- Volume de viagens: O número de funcionários viajando e a frequência dos deslocamentos.
- Destinos: Viagens para grandes centros ou destinos internacionais tendem a ser mais caras.
- Antecedência da compra: Compras de última hora geralmente resultam em custos mais elevados, destacando a importância de ferramentas como o calendário de tarifas e alertas de preço.
- Ferramentas de gestão: A utilização de plataformas que oferecem comparação de tarifas, automação e controle de gastos pode gerar economias consideráveis. A comparação ao vivo de tarifas é um exemplo de como a tecnologia otimiza a gestão.
Estratégias para otimizar o gasto em viagens corporativas
CFOs e gestores de viagens buscam continuamente métodos para otimizar o gasto das empresas com viagens corporativas sem comprometer a segurança, o conforto e a produtividade dos viajantes. A tecnologia desempenha um papel central nesse processo.
- Centralização da gestão: Consolidar a gestão de viagens em uma única plataforma ou agência oferece maior visibilidade e controle sobre os gastos. A escolha entre uma agência e um marketplace ou uma gestão monoagência é uma decisão estratégica.
- Negociação com fornecedores: Estabelecer acordos corporativos com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos pode resultar em tarifas diferenciadas.
- Uso de tecnologia: Ferramentas de gestão de viagens permitem a aplicação de políticas, a automação de aprovações, a remarcação online e a geração de relatórios e análises de gastos, facilitando o controle e a identificação de oportunidades de economia.
- Incentivos: Programas de fidelidade ou cashback para os viajantes podem motivar escolhas mais econômicas dentro da política da empresa.
- Monitoramento de tarifas: Utilizar alertas de queda de preço, como o SkyAlert, para comprar passagens no momento ideal, minimizando custos.
- Integração de sistemas: A integração com ERPs simplifica o fluxo de dados financeiros e contábeis, otimizando processos e reduzindo erros.
A gestão proativa e informada é a chave para transformar o investimento em viagens corporativas em um diferencial competitivo, garantindo que cada real gasto contribua para os objetivos estratégicos da empresa.
Perguntas frequentes
Qual o volume de gastos das empresas brasileiras com viagens corporativas?
Embora dados exatos e consolidados sejam complexos de apurar, o faturamento das agências de viagens corporativas associadas à ABRACORP, que representa uma parcela considerável do mercado, atingiu R$ 13,4 bilhões em 2023, indicando um volume significativo de investimentos.
Quais são os principais componentes do gasto em viagens corporativas?
Os principais componentes de custo são transporte aéreo, hospedagem, transporte terrestre (locação de veículos, táxis, apps), alimentação, despesas extras e incidentais, e taxas e encargos. O transporte aéreo costuma ser o item de maior custo.
Como as empresas podem otimizar os gastos com viagens corporativas?
As empresas podem otimizar os gastos centralizando a gestão, negociando com fornecedores, utilizando ferramentas tecnológicas para automação e controle, incentivando escolhas econômicas dos viajantes, monitorando tarifas e integrando sistemas.
Conclusão e Próximos Passos
O gasto das empresas com viagens corporativas é um reflexo direto da sua estratégia de negócios e da sua operação. Acompanhar os dados do setor e entender os componentes e fatores que influenciam esses custos permite uma gestão mais inteligente e eficaz. A adoção de ferramentas tecnológicas e a revisão contínua das políticas de viagens são essenciais para otimizar esses investimentos.
Com uma gestão estratégica, é possível equilibrar a necessidade de viagens com a sustentabilidade financeira, garantindo que as despesas corporativas impulsionem o crescimento e a eficiência da empresa.
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