A plataforma multiagência centraliza a gestão de viagens corporativas, unificando ofertas de agências e otimizando processos para maior controle e economia.
Resposta rápida
Uma plataforma multiagência de viagens corporativas é um ecossistema digital que centraliza e simplifica a gestão de viagens, permitindo que diversas agências homologadas compitam em tempo real para atender às solicitações da empresa. Isso resulta em maior concorrência e otimização de custos e processos. Este modelo substitui a negociação individual e a gestão dispersa, oferecendo uma abordagem unificada e eficiente.
A gestão de viagens corporativas é um ponto focal para CFOs, gestores de compras e de RH que buscam eficiência e controle de custos. A complexidade de coordenar múltiplas agências, fornecedores e políticas pode gerar desafios significativos. É nesse cenário que a plataforma multiagência de viagens corporativas surge como uma solução para unificar e simplificar esse processo, oferecendo uma nova abordagem para a contratação e gerenciamento de serviços de viagem.
O que é uma plataforma multiagência de viagens corporativas?
Uma plataforma multiagência de viagens corporativas é um ecossistema digital onde diversas agências de viagens, previamente homologadas, competem em tempo real para atender às solicitações de aéreo, hotel, carro e ônibus de uma empresa. Diferente de um modelo monoagência ou da gestão direta com vários fornecedores, este formato centraliza as demandas, permitindo que as empresas se beneficiem da concorrência de mercado sem a carga operacional de múltiplos contratos. Para entender mais sobre as opções de mercado, consulte nosso guia sobre Plataforma de viagens corporativas: o que é e como escolher.
Desafios da gestão de viagens tradicional
A abordagem tradicional de gestão de viagens frequentemente envolve:
- Negociação individual: Acordos separados com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos, ou com uma única agência que consolida esses serviços.
- Falta de comparabilidade: Dificuldade em comparar ofertas e garantir as melhores tarifas sem um processo de cotação manual e demorado.
- Controle e governança: Aplicação inconsistente da política de viagens e dificuldade em monitorar os gastos em tempo real.
- Eficiência operacional: Processos manuais de aprovação, remarcação e reembolso que consomem tempo dos colaboradores.
Como a plataforma multiagência atua na prática
A plataforma multiagência muda o paradigma, transformando a gestão de viagens de uma atividade dispersa em um processo centralizado e otimizado.
Centralização e concorrência
Ao invés de entrar em contato com várias agências ou fornecedores, o gestor de viagens ou o próprio viajante insere a solicitação na plataforma. Múltiplas agências homologadas respondem com suas melhores ofertas, competindo pela preferência, o que tende a resultar em preços mais competitivos. A empresa mantém controle sobre quais agências fazem parte desse marketplace.
Aplicação da política de viagens e fluxos de aprovação
A política de viagens da empresa é configurada diretamente na ferramenta. Isso garante que as opções apresentadas aos viajantes estejam sempre em conformidade, e que qualquer exceção seja automaticamente direcionada para o fluxo de aprovação predefinido. Este recurso simplifica a governança e reduz a necessidade de intervenção manual em cada solicitação.
Ferramentas de otimização e controle
Recursos como a comparação ao vivo de tarifas entre diferentes agências e fornecedores permitem decisões baseadas em dados. Funcionalidades como o calendário de tarifas e o SkyAlert, que notifica quedas de preço, contribuem para a otimização de custos. Além disso, a plataforma oferece a capacidade de realizar remarcações online, comparando a opção de remarcar com a compra de um novo bilhete, para garantir a escolha mais econômica. O reembolso de quilometragem e a gestão de mobilidade urbana também são integrados.
Governança e Transparência
A governança é um pilar da plataforma multiagência. Todos os dados de gastos são registrados, permitindo a geração de relatórios e dashboards detalhados por centro de custo, projeto ou colaborador. Essa visibilidade é crucial para o acompanhamento do orçamento e a identificação de oportunidades de economia. A integração com sistemas ERPs existentes também facilita a conciliação financeira.
Visibilidade de gastos
Com a centralização das reservas, a plataforma permite um acompanhamento em tempo real de todas as despesas relacionadas a viagens. As despesas são classificadas automaticamente por centros de custo, categorias e projetos, oferecendo uma visão granular que antes era difícil de obter.
Gestão de despesas (Expense)
A funcionalidade de expense com leitura de comprovantes por IA simplifica o processo de prestação de contas dos viajantes. A coleta automática de dados dos recibos reduz o trabalho manual e acelera os reembolsos, melhorando a experiência do colaborador e a eficiência administrativa.
Benefícios para o viajante
Além de otimizar a gestão para a empresa, a plataforma multiagência também oferece vantagens aos viajantes. Um exemplo é o cashback em hospedagem: 2% para compras dentro da política de viagens e 1% para fora dela (calculado sobre a tarifa da diária, sem taxas e impostos). Esses créditos podem ser usados em viagens pessoais, adicionando um benefício tangível ao colaborador. Para mais detalhes, veja sobre o cashback em viagens corporativas.
Perguntas frequentes
O que diferencia uma plataforma multiagência da gestão tradicional de viagens?
Uma plataforma multiagência permite que diversas agências homologadas compitam em tempo real por solicitações de viagens, centralizando as demandas. A gestão tradicional envolve negociações individuais com fornecedores ou uma única agência, dificultando a comparação de ofertas e o controle.
Como a plataforma multiagência garante a aplicação da política de viagens?
A política de viagens da empresa é configurada diretamente na ferramenta, garantindo que as opções apresentadas aos viajantes estejam em conformidade. Qualquer exceção é direcionada para um fluxo de aprovação predefinido, simplificando a governança e reduzindo intervenções manuais.
Quais são os benefícios de transparência e controle de gastos oferecidos pela plataforma?
A plataforma multiagência registra todos os dados de gastos, permitindo a geração de relatórios e dashboards detalhados por centro de custo, projeto ou colaborador. Isso oferece visibilidade em tempo real para acompanhamento orçamentário e identificação de oportunidades de economia, além de facilitar a conciliação financeira.
Próximos passos para sua empresa
A implementação de uma plataforma multiagência de viagens corporativas representa um avanço significativo na gestão de despesas e na otimização de processos. Ela oferece uma estrutura robusta para CFOs e gestores que buscam maior controle, economia e eficiência, sem comprometer a qualidade do serviço.
Ao consolidar o poder de compra e a concorrência entre agências, a plataforma multiagência não apenas garante as melhores tarifas, mas também padroniza processos e fortalece a governança corporativa em relação aos gastos com viagens.
Conclusão e Próximos Passos
Descubra o potencial de economia e eficiência para sua empresa. Calcule a economia potencial e experimente a plataforma.
