É possível e vantajoso centralizar a operação de múltiplas agências em uma única plataforma para gestão de viagens corporativas, otimizando custos e a governança.
Resposta rápida
Sim, é totalmente possível e benéfico ter várias agências operando dentro da mesma plataforma de gestão de viagens corporativas. Este modelo, conhecido como multiagência, centraliza a compra e gestão de serviços de viagem, promovendo competição e otimização de custos em tempo real. Permite que as empresas comparem ofertas de diversas agências em um único ambiente, garantindo eficiência e conformidade com as políticas internas.
A gestão de viagens corporativas é um pilar estratégico para controle de custos e conformidade. Uma dúvida comum entre gestores é a viabilidade de centralizar a operação de múltiplas agências em um único ambiente. Este modelo, conhecido como multiagência, não apenas é possível, mas oferece uma solução robusta para as demandas complexas do mercado corporativo.
A capacidade de ter várias agências na mesma plataforma transforma a dinâmica de compras de serviços de viagem. Em vez de gerenciar diversos fornecedores e sistemas, a empresa centraliza suas necessidades em um marketplace que agrega ofertas de agências homologadas. Este arranjo promove a competição saudável e a busca pelas melhores condições em tempo real, cobrindo aéreo, hotel, carro e ônibus, sem que a plataforma atue como agência ou emita bilhetes diretamente.
O Modelo Multiagência e a Competição em Tempo Real
O cerne do modelo multiagência reside na competição. Quando uma solicitação de viagem é gerada na plataforma, várias agências parceiras são acionadas simultaneamente para apresentar suas melhores ofertas. Este processo garante que a empresa tenha acesso a uma gama mais ampla de opções e tarifas, impulsionando a eficiência da compra.
Os benefícios diretos incluem:
- Otimização de custos: A concorrência entre agências leva a preços mais competitivos.
- Eficiência operacional: Todas as cotações e reservas são gerenciadas em um único painel.
- Transparência: A empresa tem visibilidade clara das ofertas de cada agência.
- Flexibilidade: A capacidade de escolher entre diferentes agências para cada trecho da viagem, adaptando-se a necessidades específicas.
Este formato difere do modelo monoagência tradicional, que concentra todas as negociações em um único fornecedor, por vezes limitando o acesso a condições de mercado mais favoráveis. Para entender melhor as diferenças, consulte a comparação entre agência e marketplace de viagens em nosso blog: Agência de Viagens Corporativas x Marketplace: Qual a melhor opção?.
Governança e Aplicação da Política de Viagens
Integrar várias agências na mesma plataforma não significa perder controle. Pelo contrário, a plataforma deve atuar como um orquestrador, garantindo que todas as transações, independentemente da agência fornecedora, estejam em conformidade com a política de viagens da empresa. A governança é um elemento central para o sucesso deste modelo.
Funcionalidades essenciais para a governança incluem:
- Política de viagens aplicada na ferramenta: Regras predefinidas que direcionam as escolhas dos viajantes e as ofertas das agências.
- Fluxo de aprovação configurável: Hierarquias e alçadas de aprovação que garantem a adesão à política antes da emissão.
- Centros de custo: Permitem a alocação precisa dos gastos para departamentos ou projetos específicos.
- Relatórios e dashboards: Ferramentas robustas para análise de gastos, identificação de desvios e tomada de decisões estratégicas. Saiba mais sobre relatórios e análises em Relatórios e Análise de Gastos em Viagens Corporativas.
A plataforma deve oferecer recursos para gerenciar esses aspectos de forma centralizada, proporcionando visibilidade e controle sobre todo o ciclo da viagem. Mais informações sobre governança podem ser encontradas em Governança em viagens corporativas: o que é e como implementar.
Recursos para Otimização e Conforto do Viajante
Além da gestão centralizada e da governança, uma plataforma multiagência de sucesso integra funcionalidades que agregam valor e otimizam a experiência do viajante e do gestor. Estes recursos contribuem para a eficiência e para a satisfação, elementos cruciais para qualquer programa de viagens corporativas.
Principais funcionalidades:
- Comparação ao vivo de tarifas: Exibição simultânea de preços de diferentes agências e fornecedores, incluindo voos, hotéis e carros. Mais detalhes em Comparação ao vivo em viagens corporativas.
- Remarcação de viagem online: Permite ao usuário comparar rapidamente os custos de remarcar um bilhete existente versus comprar um novo, oferecendo a opção mais econômica e conveniente.
- Calendário de tarifas e SkyAlert: Ferramentas para identificar os períodos mais econômicos para viajar e ser alertado sobre quedas de preços.
- Expense Management: Gerenciamento de despesas com leitura de comprovantes por IA, reembolso de quilometragem e integração com mobilidade urbana, como abordado em Gestão de despesas de viagem corporativa e Mobilidade urbana em viagens corporativas.
- Cashback: Para reservas de hotel feitas dentro da política, o viajante pode receber 2% de cashback. Para reservas fora da política, o cashback é de 1%. Este valor, calculado sobre a tarifa da diária (sem taxas e impostos), pode ser utilizado em viagens pessoais.
- Atendimento humano 24x7: Suporte trilíngue para qualquer emergência ou necessidade durante a viagem.
- Integração com ERPs: Para uma gestão financeira e contábil sem rupturas, integrando os dados de viagens ao sistema de gestão da empresa, como detalhado em Integração ERP para viagens corporativas.
Esses recursos garantem que a gestão de viagens não se restrinja apenas à compra de passagens, mas abranja todo o ecossistema da viagem, do planejamento ao relatório final, com foco em otimização e experiência.
Perguntas frequentes
É possível ter várias agências na mesma plataforma de viagens corporativas?
Sim, é totalmente possível e é um modelo conhecido como multiagência. Ele permite que uma empresa centralize suas necessidades de viagem, acessando ofertas de diversas agências homologadas em um único ambiente, promovendo competição e otimização.
Quais os principais benefícios de um modelo multiagência para gestão de viagens?
Os benefícios incluem otimização de custos pela concorrência entre agências, maior eficiência operacional com todas as cotações e reservas em um único painel, transparência nas ofertas e flexibilidade na escolha de fornecedores para cada trecho da viagem.
Como a governança é assegurada em uma plataforma com múltiplas agências?
A governança é assegurada pela aplicação da política de viagens diretamente na ferramenta, fluxos de aprovação configuráveis, controle por centros de custo e relatórios robustos. A plataforma atua como orquestrador, garantindo que todas as transações estejam em conformidade com as regras da empresa.
Próximos Passos para a Gestão Multiagência
A transição para um modelo multiagência ou a otimização de um já existente exige planejamento. O primeiro passo é avaliar as necessidades atuais da sua empresa e como uma plataforma centralizada pode suprir as lacunas.
Considere os seguintes pontos:
- Avaliação: Identifique os gargalos e as oportunidades de melhoria na sua gestão atual de viagens.
- Tecnologia: Busque uma plataforma robusta que ofereça as funcionalidades necessárias para atender às suas políticas e demandas operacionais.
- Implementação: Planeje a implementação de forma gradual, garantindo a adaptação dos usuários e a integração com os sistemas existentes.
- Monitoramento: Utilize os relatórios e análises para monitorar o desempenho, identificar novas oportunidades de economia e ajustar a estratégia conforme necessário.
Um modelo que permite ter várias agências na mesma plataforma oferece uma abordagem moderna para a gestão de viagens corporativas, resultando em maior eficiência, conformidade e economia.
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