Uma plataforma de viagens corporativas centraliza e automatiza a gestão de viagens, otimizando processos e recursos para reduzir significativamente os custos operacionais.
Resposta rápida
Uma plataforma de viagens corporativas reduz custos operacionais ao centralizar e automatizar a gestão de todo o processo de viagens, desde a reserva até o reembolso, eliminando ineficiências e custos ocultos. Isso é alcançado através da otimização de tempo da equipe, maior visibilidade dos gastos, automação da política de viagens e integração de processos.
A gestão de viagens corporativas, quando realizada de forma manual ou descentralizada, pode consumir recursos financeiros e humanos consideráveis. A complexidade de pesquisar passagens e hotéis, negociar tarifas, gerenciar aprovações, processar despesas e monitorar o cumprimento de políticas impacta diretamente a operação. Uma plataforma de viagens corporativas é uma ferramenta projetada para centralizar e automatizar estes processos, oferecendo um caminho para a redução de custos operacionais.
Impacto da gestão manual e descentralizada nos custos operacionais
A ausência de um sistema integrado ou o uso de processos manuais na gestão de viagens corporativas acarreta diversos desafios que se traduzem em custos operacionais elevados. A ineficiência na gestão do tempo dos colaboradores, a falta de controle sobre os gastos e a dificuldade em aplicar a política de viagens são alguns dos problemas enfrentados.
Custos ocultos:
- Tempo da equipe: Horas dedicadas por funcionários de diversos departamentos (viagens, financeiro, RH) na pesquisa, reserva, aprovação e conciliação de despesas de viagem. Este tempo poderia ser alocado em atividades mais estratégicas.
- Falta de visibilidade: Dificuldade em consolidar dados de viagens para identificar padrões de gastos, fornecedores mais caros ou oportunidades de economia. A visibilidade limitada impede análises precisas.
- Erros e retrabalho: Falhas na entrada de dados, reservas incorretas ou incompletas, e a necessidade de correções geram retrabalho e potenciais custos adicionais, como multas por cancelamento ou remarcação.
- Não conformidade com a política: Sem um sistema que force a aplicação da política de viagens, é comum que os viajantes optem por serviços fora do escopo definido, aumentando os gastos sem justificativa e minando os esforços de controle orçamentário.
- Processamento de despesas: O gerenciamento manual de recibos, a conferência de reembolsos e a entrada de dados no sistema financeiro são tarefas demoradas e suscetíveis a erros, elevando o custo administrativo.
- Negociação ineficiente: Sem dados consolidados do volume de viagens, a capacidade de negociar tarifas e condições com fornecedores é reduzida, perdendo-se oportunidades de descontos e convênios.
De acordo com a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (ABRACORP), o mercado de viagens corporativas no Brasil registrou um faturamento de R$ 11,5 bilhões no terceiro trimestre de 2023, refletindo a importância de uma gestão eficaz para o controle financeiro neste setor.
Como uma plataforma de viagens reduz custos operacionais
Uma plataforma de viagens corporativas atua em diversas frentes para otimizar os gastos e a operação. Ao centralizar todo o processo, desde a reserva até o reembolso, ela introduz eficiência e controle.
Otimização de processos e recursos:
- Centralização da compra: Consolida passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros e outros serviços em um único ambiente. Isso simplifica a pesquisa e a compra, reduzindo o tempo dedicado pela equipe.
- Automação da política de viagens: A plataforma aplica a política de viagens da empresa automaticamente no momento da reserva, garantindo que todas as escolhas estejam dentro das diretrizes e orçamentos estabelecidos. Isso elimina a necessidade de verificações manuais. Para aprofundar-se sobre o tema, veja o guia completo sobre Plataforma de viagens corporativas: o que é e como escolher.
- Fluxo de aprovação digital: As solicitações de viagem seguem um fluxo de aprovação pré-definido, com notificação automática aos gestores. Isso acelera o processo e garante que apenas viagens essenciais e dentro do orçamento sejam aprovadas.
- Gestão de despesas integrada: Ferramentas de _expense_ permitem aos viajantes digitalizar recibos e categorizar despesas, enquanto a plataforma automatiza o cálculo de reembolsos e a conciliação. A Loupit, por exemplo, oferece leitura de comprovantes por IA e reembolso de quilometragem, reduzindo o tempo de processamento em até 80%, conforme dados de mercado que apontam a otimização de tarefas com IA.
- Relatórios e análises: Dashboards e relatórios detalhados fornecem visibilidade completa sobre os gastos, permitindo identificar áreas de economia, otimizar orçamentos futuros e negociar melhor com fornecedores.
Soluções tecnológicas para a redução de custos
Ferramentas específicas dentro de uma plataforma podem potencializar ainda mais a redução de custos operacionais. Um marketplace multiagência, por exemplo, permite que diferentes agências e fornecedores compitam pela mesma solicitação de viagem, resultando em tarifas mais competitivas.
Tecnologias que impactam os custos:
- Comparação de tarifas em tempo real: A capacidade de comparar preços de diferentes agências e fornecedores em um único lugar é fundamental. A Loupit, por ser um marketplace multiagência, permite que várias agências homologadas compitam ao vivo pela mesma solicitação (aéreo, hotel, carro, ônibus), garantindo acesso às melhores ofertas. Mais detalhes podem ser encontrados em Comparação ao vivo de tarifas aéreas e de hotéis.
- Remarcação online: Em vez de cancelar e comprar um novo bilhete, a funcionalidade de remarcação online compara os custos entre manter a reserva original e comprar uma nova, apresentando a opção mais econômica e eliminando a necessidade de contato manual com agências. Este recurso, disponível na Loupit, otimiza processos e reduz gastos inesperados. Saiba mais sobre Remarcação de viagens corporativas.
- Alertas de preço: Ferramentas como o SkyAlert da Loupit monitoram quedas de preço de passagens aéreas após a compra, notificando a empresa para que possa solicitar a remarcação da tarifa, se houver benefício. O Calendário de Tarifas também auxilia na escolha das datas mais econômicas.
- Integração com ERPs: A integração com sistemas de gestão empresarial (ERPs) automatiza a transferência de dados financeiros, reduzindo a necessidade de entrada manual e minimizando erros. A integração com ERP simplifica a contabilidade e o controle de despesas.
- Cashback em hotéis: Algumas plataformas oferecem benefícios diretos aos viajantes, como cashback em reservas de hotéis dentro ou fora da política de viagens. Este incentivo pode direcionar escolhas para opções mais econômicas. Para mais informações, acesse Cashback em Viagens Corporativas.
- Gestão de mobilidade: Além dos transportes tradicionais, a gestão de mobilidade urbana integrada e o reembolso de quilometragem simplificam o controle de despesas de deslocamento, muitas vezes ignoradas na gestão tradicional. Veja como em Mobilidade urbana em viagens corporativas e Reembolso de quilometragem.
Ao adotar uma plataforma com estas funcionalidades, as empresas não apenas reduzem seus custos diretos de viagem, mas também diminuem os custos operacionais associados à gestão e administração, liberando tempo e recursos para outras áreas estratégicas.
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Perguntas frequentes
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