Como comparar propostas de viagens sem usar Excel

Empresas podem otimizar a comparação de propostas de viagens corporativas e eliminar a dependência do Excel adotando plataformas especializadas e marketplaces multiagência, garantindo eficiência, conf

Resposta rápida

Comparar propostas de viagens corporativas sem o uso de Excel envolve a adoção de plataformas de gestão de viagens e marketplaces multiagência que centralizam, padronizam e automatizam o processo de cotação e comparação. Isso permite uma análise mais rápida e precisa, reduzindo erros e garantindo a conformidade com a política de viagens.

Para CFOs, gestores de viagens, compras e RH, a tarefa de comparar propostas de viagens corporativas muitas vezes se traduz em horas dedicadas a planilhas de Excel. Este cenário, onde diferentes cotações de passagens aéreas, hospedagens e locação de veículos chegam por e-mail, telefone ou WhatsApp, exige uma consolidação manual para a tomada de decisão. O processo é suscetível a erros, consome tempo valioso e dificulta uma visão estratégica sobre os gastos e a conformidade com a política de viagens. Encontrar uma maneira eficiente de comparar propostas de viagens sem Excel é um objetivo comum para empresas que buscam otimização e controle em suas despesas de viagem.

Os desafios de comparar propostas manualmente

A dependência de planilhas e processos manuais para avaliar propostas de viagens corporativas gera uma série de gargalos operacionais e financeiros. A ineficiência não se limita apenas ao tempo gasto, mas se estende à precisão dos dados e à capacidade de negociação.

• Variação de Formatos: Cada agência ou fornecedor envia cotações em seu próprio formato, dificultando a padronização e a comparação direta de itens como taxas, condições de tarifa e serviços incluídos.
• Consolidação Demorada: Compilar informações de múltiplas fontes em uma única planilha para análise demanda tempo e atenção, desviando recursos de atividades mais estratégicas.
• Risco de Erros Humanos: A digitação manual de dados em planilhas é propensa a erros, o que pode levar a decisões baseadas em informações incorretas e, consequentemente, a gastos desnecessários.
• Dificuldade na Aplicação da Política de Viagens: Verificar manualmente se cada proposta está em conformidade com a política de viagens da empresa é um desafio constante, especialmente em empresas com alto volume de viagens e políticas complexas.
• Perda de Oportunidades: A demora na análise e aprovação de propostas pode resultar na perda de tarifas mais vantajosas, que muitas vezes possuem disponibilidade limitada.
• Falta de Visibilidade e Governança: Sem uma plataforma centralizada, é difícil ter uma visão consolidada dos gastos, negociar melhores condições com fornecedores e garantir a governança em todas as etapas da viagem.

Alternativas ao Excel: por que adotar uma plataforma especializada?

Substituir o Excel por uma plataforma de gestão de viagens corporativas elimina grande parte dos desafios descritos. Essas ferramentas são projetadas para centralizar e automatizar o processo de cotação e comparação, oferecendo uma visão clara e objetiva.

Uma plataforma especializada oferece a capacidade de:

• Centralização de Cotações: Todas as propostas são recebidas e apresentadas em um formato único e padronizado, facilitando a visualização e a comparação lado a lado.
• Aplicação Automatizada da Política: As regras da política de viagens são configuradas diretamente na ferramenta, que automaticamente sinaliza ou restringe opções que não estão em conformidade, garantindo a governança desde o início.
• Comparação em Tempo Real: Muitas plataformas permitem comparar opções de diferentes fornecedores e agências em tempo real, garantindo acesso às melhores tarifas disponíveis no momento da pesquisa.
• Redução de Erros: A automação minimiza a necessidade de digitação manual, reduzindo drasticamente a incidência de erros e aumentando a precisão das informações.
• Processos de Aprovação Eficientes: Fluxos de aprovação podem ser configurados e gerenciados dentro da própria plataforma, agilizando o processo e garantindo que as viagens sejam aprovadas pelos responsáveis certos.
• Dados para Análise: A plataforma coleta e organiza dados de todas as viagens, permitindo a geração de relatórios detalhados sobre gastos, fornecedores e conformidade, essenciais para auditorias e negociações futuras. Conheça as possibilidades em relatórios e análise de gastos.

Como um marketplace multiagência resolve a comparação de propostas

Um marketplace multiagência, como a Loupit, é uma solução tecnológica que endereça diretamente o problema de comparar propostas de viagens sem Excel. Ele atua como um ambiente digital onde diversas agências homologadas competem por uma única solicitação de viagem, seja ela aérea, de hospedagem, locação de carro ou ônibus. A Loupit não é uma agência de viagens; ela oferece a tecnologia que conecta empresas a agências e fornecedores.

Funciona da seguinte forma:

1. Solicitação Centralizada: O viajante ou gestor faz uma solicitação de viagem na plataforma.
2. Competição entre Agências: Essa solicitação é automaticamente enviada para as agências de viagens parceiras da Loupit. As agências, por sua vez, buscam as melhores opções junto aos seus fornecedores (companhias aéreas, hotéis, locadoras, etc.) e apresentam suas propostas dentro da plataforma.
3. Comparação ao Vivo: As propostas são apresentadas ao solicitante em um painel unificado, permitindo a comparação em tempo real de preços, condições e detalhes. A ferramenta aplica a política de viagens da empresa, destacando opções que se enquadram ou alertando sobre aquelas que estão fora da política. Veja como funciona a comparação ao vivo.
4. Decisão Otimizada: Com todas as informações organizadas e comparáveis, o gestor de viagens ou aprovador pode tomar uma decisão rápida e embasada, escolhendo a melhor opção custo-benefício que também esteja em conformidade com as regras internas.
5. Automação e Eficiência: O processo elimina a troca manual de e-mails e a compilação em planilhas, economizando tempo e reduzindo a margem de erro. Recursos como fluxo de aprovação personalizável, centros de custo e ferramentas de governança otimizam ainda mais a gestão.

Este modelo garante que a empresa sempre tenha acesso às melhores ofertas do mercado, promovendo economia e eficiência, sem a necessidade de dedicar recursos internos à complexa tarefa de consolidação e comparação manual. A tecnologia permite que os profissionais se concentrem na estratégia e no controle, em vez de na execução operacional demorada.

Recursos adicionais para gestão inteligente

Além da comparação otimizada de propostas, uma plataforma de gestão de viagens corporativas completa oferece uma gama de recursos para aprimorar a eficiência e o controle:

• Remarcação Online: Permite comparar a opção de remarcar um bilhete existente com a compra de um novo, buscando a alternativa mais econômica e inteligente. Saiba mais sobre remarcação.
• Gestão de Despesas (`expense`): Ferramentas que facilitam o registro e a leitura de comprovantes por IA, integração com reembolsos e mobilidade urbana, agilizando o processo de prestação de contas. Conheça a funcionalidade de expense.
• Calendário de Tarifas e SkyAlert: Recursos que auxiliam na identificação de períodos com tarifas mais baixas e no alerta de quedas de preços, promovendo a otimização de custos de forma proativa. Explore o calendário de tarifas e o SkyAlert.
• Integração com ERPs: Para uma gestão financeira coesa, a plataforma pode se integrar aos sistemas de gestão empresarial (ERPs) da sua empresa, garantindo a sincronização de dados e a automação de processos contábeis. Veja as vantagens da integração ERP.
• Atendimento Humanizado: Mesmo com a automação, o suporte humano 24x7 trilíngue é essencial para lidar com imprevistos e necessidades específicas dos viajantes.
• Cashback: Em compras de hotel dentro da política, o viajante recebe 2% de cashback sobre a tarifa da diária (sem taxas e impostos), e 1% fora da política. Os créditos podem ser utilizados em viagens pessoais. Entenda o cashback em viagens corporativas.

Ao adotar uma plataforma que consolida e automatiza esses processos, as empresas podem sair do ciclo vicioso das planilhas de Excel e direcionar seus esforços para uma gestão de viagens mais estratégica e eficiente, resultando em economia e maior conformidade.

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Perguntas frequentes

Por que a comparação manual de propostas de viagens com Excel é ineficiente?

A comparação manual com Excel é ineficiente devido à variação de formatos das cotações, ao tempo gasto na consolidação de dados, ao risco de erros humanos na digitação e à dificuldade em aplicar a política de viagens e negociar condições, resultando em perda de oportunidades e falta de visibilidade.

Como uma plataforma especializada auxilia na comparação de propostas de viagens?

Uma plataforma especializada centraliza todas as cotações em um formato padronizado, aplica automaticamente a política de viagens, permite comparação em tempo real entre fornecedores e agências, e automatiza processos de aprovação. Isso reduz erros, agiliza decisões e fornece dados para análises estratégicas.

O que é um marketplace multiagência e como ele otimiza a comparação de propostas?

Um marketplace multiagência é uma plataforma que conecta empresas a diversas agências parceiras, permitindo que estas compitam por uma única solicitação de viagem. Ele centraliza as propostas em um painel unificado, facilitando a comparação de preços e condições, aplicando a política de viagens e automatizando o processo de decisão, eliminando a necessidade de planilhas.