O tempo de implantação de uma plataforma de viagens corporativas varia de 2 a 6 meses, em média, dependendo da complexidade e do engajamento da equipe.
Resposta rápida
O tempo para implantar uma plataforma de viagens corporativas não é fixo, mas geralmente varia entre 2 a 6 meses, influenciado pela complexidade das necessidades da empresa e do provedor. Este processo envolve fases como definição de requisitos, configuração, integração de sistemas, testes e treinamento de usuários, visando otimizar a gestão e o controle de custos.
- Fases: Definição de requisitos, configuração, integração, testes, treinamento e Go-Live.
- Duração Média: De 2 a 6 meses.
- Fatores Chave: Complexidade da política, volume de dados, integrações necessárias e engajamento da equipe.
- Otimização: Escolher plataformas com configuração intuitiva e suporte eficiente pode agilizar o processo.
A implantação de uma plataforma de viagens corporativas é um projeto estratégico que impacta diretamente a eficiência operacional, o controle de custos e a satisfação dos colaboradores. O tempo de implantação de plataforma de viagens não é fixo e varia consideravelmente entre diferentes provedores e conforme a complexidade das necessidades de cada empresa. Compreender os estágios e os fatores que influenciam esse cronograma é fundamental para gestores de viagens, compras, RH e CFOs que buscam otimizar a gestão de viagens corporativas.
Fases Comuns na Implantação de Plataformas de Viagens
Embora cada provedor e cada empresa tenham particularidades, o processo de implantação geralmente segue algumas fases estruturadas:
1. Definição de Requisitos e Escopo
Esta é a etapa inicial e crucial, onde a empresa detalha suas necessidades e expectativas. Envolve a análise da política de viagens atual, processos de aprovação, centros de custo, requisitos de relatórios e integração com outros sistemas (como ERPs). A clareza nesta fase reduz retrabalho e acelera as etapas subsequentes. Dura, em média, de 1 a 4 semanas, dependendo da organização interna da empresa e da complexidade de seus requisitos.
2. Configuração e Parametrização
Com os requisitos definidos, a equipe do provedor configura a plataforma para refletir as políticas de viagens da empresa, fluxos de aprovação, perfis de viajantes, centros de custo e demais parâmetros específicos. Inclui a importação de dados de colaboradores e a estruturação dos dados de fornecedores. Esta fase pode levar de 2 a 8 semanas, conforme a complexidade das políticas e o volume de dados a serem inseridos e configurados.
3. Integração de Sistemas
Para muitas empresas, a plataforma de viagens precisa se integrar com sistemas internos, como ERPs, sistemas de RH ou de gestão financeira, para automatizar a troca de dados (por exemplo, aprovações, lançamentos contábeis, despesas). A complexidade e o número de integrações influenciam diretamente o tempo. Uma integração simples via API pode levar algumas semanas, enquanto múltiplas integrações customizadas podem estender este período para meses. Empresas como a Loupit oferecem integração com ERPs para otimizar esse processo.
Perguntas frequentes
Quanto tempo dura a fase de configuração e parametrização de uma plataforma de viagens?
A fase de configuração e parametrização pode levar de 2 a 8 semanas. A duração depende da complexidade das políticas de viagens da empresa e do volume de dados (perfis de viajantes, centros de custo) a serem inseridos e configurados na plataforma.
Quais são os principais fatores que podem prolongar o tempo de implantação de uma plataforma de viagens?
Os principais fatores que podem estender o tempo de implantação incluem a complexidade da política de viagens, o grande número de centros de custo e fluxos de aprovação, o volume de dados e usuários, e a necessidade de múltiplas integrações com sistemas internos da empresa.
Como um marketplace multiagência pode impactar o tempo de implantação da plataforma de viagens?
Um marketplace multiagência pode otimizar o tempo de implantação através de uma configuração mais simplificada de políticas e perfis, agilidade na resposta com comparação ao vivo de tarifas, funcionalidades já integradas e suporte especializado, reduzindo a complexidade e o tempo da fase de parametrização.
4. Testes e Validação
Após a configuração e integração, a plataforma é submetida a testes rigorosos. A equipe interna da empresa, juntamente com o provedor, testa os fluxos de aprovação, a aplicação da política, a emissão de passagens e reservas, e a geração de relatórios. Quaisquer falhas ou ajustes necessários são identificados e corrigidos. Esta fase pode durar de 2 a 6 semanas, dependendo da quantidade de testes e dos ajustes a serem feitos.
5. Treinamento de Usuários
É essencial que os gestores, aprovadores e viajantes sejam treinados para utilizar a nova plataforma. O treinamento garante a adoção do sistema e o uso correto das funcionalidades, maximizando o retorno sobre o investimento. A duração varia conforme o número de usuários e a profundidade do treinamento, geralmente de 1 a 3 semanas.
6. Go-Live e Suporte Pós-Implantação
É o momento em que a plataforma é efetivamente colocada em produção. Inicialmente, um período de suporte intensivo é comum para resolver dúvidas e pequenos ajustes que surgem com o uso real. Este suporte contínuo é fundamental para a transição suave. A Loupit, por exemplo, oferece atendimento humano 24x7 trilíngue.
Fatores que Influenciam o Tempo de Implantação
O tempo total para o tempo de implantação de plataforma de viagens pode variar de 2 a 6 meses, em média, mas fatores específicos podem estender ou reduzir este prazo:
- Complexidade da Política de Viagens: Políticas muito detalhadas ou com muitas exceções requerem mais tempo de configuração.
- Número de Centros de Custo e Fluxos de Aprovação: Quanto mais complexa a estrutura organizacional e de aprovação, maior o tempo de parametrização.
- Volume de Dados e Usuários: Empresas com grande volume de viajantes e dados históricos podem demandar mais tempo para importação e organização.
- Integrações Necessárias: A necessidade de integrar com múltiplos sistemas internos, especialmente aqueles com APIs não padronizadas, pode prolongar o projeto.
- Engajamento da Equipe Interna: A disponibilidade e o engajamento das equipes de TI, compras, RH e gestores de viagens da empresa são críticos para a agilidade do processo.
- Suporte do Provedor: A eficiência e o modelo de suporte do provedor impactam diretamente a velocidade da implantação. É importante verificar se a plataforma é customizável ou se exige um sistema pronto para usar.
Para aprofundar a compreensão sobre o tema e entender as opções disponíveis, sugere-se a leitura do nosso guia completo: Plataforma de viagens corporativas: o que é e como escolher.
Otimizando a Implantação com uma Abordagem de Marketplace Multiagência
Uma das abordagens para reduzir o tempo de implantação e simplificar a gestão é optar por um marketplace multiagência. Diferente de uma plataforma monoagência, onde a empresa lida com uma única agência de viagens e sua infraestrutura, um marketplace como a Loupit centraliza diversas agências e fornecedores em uma única interface. Isso gera uma competição em tempo real pelas solicitações, resultando em mais opções e otimização de custos.
Como a Loupit Otimiza o Tempo e o Processo:
- Configuração Simplificada: A plataforma da Loupit é projetada para ser intuitiva. A configuração das políticas de viagens, perfis de usuários e centros de custo é guiada, reduzindo a complexidade e o tempo da fase de parametrização. Ferramentas como o calendário de tarifas e o SkyAlert são nativas e não demandam configurações complexas.
- Agilidade na Resposta: Como um marketplace, a Loupit permite a comparação ao vivo de tarifas de várias agências e fornecedores, o que agiliza o processo de cotação e aprovação. O usuário não precisa esperar por cotações manuais de diversas fontes. Isso pode ser explorado em comparação ao vivo.
- Funcionalidades Integradas: Recursos como fluxo de aprovação, centros de custo, expense com leitura de comprovantes por IA, reembolso de quilometragem e mobilidade urbana já fazem parte da plataforma. Isso elimina a necessidade de integrar diversas ferramentas externas e otimiza o uso. A funcionalidade de remarcação de viagem online, por exemplo, compara remarcar versus comprar novo bilhete de forma nativa.
- Suporte Especializado: O modelo de suporte 24x7 da Loupit auxilia a equipe da empresa durante a implantação e no uso contínuo, garantindo que as dúvidas sejam resolvidas prontamente e que a plataforma opere sem interrupções.
- Foco na Governança: Ferramentas de governança, como dashboards e relatórios personalizados, são intrínsecas ao sistema, permitindo que os gestores obtenham uma visão clara dos gastos e do cumprimento das políticas desde o início, sem a necessidade de customizações extensas.
- Cashback como Vantagem Direta: O benefício do cashback em hotéis (2% dentro da política, 1% fora), que pode ser usado em viagens pessoais, é um recurso nativo que não demanda configuração adicional para ser oferecido aos viajantes.
Ao escolher uma plataforma, é importante considerar não apenas as funcionalidades, mas também a metodologia de implantação do provedor e como ele pode simplificar a transição. Um marketplace multiagência como a Loupit pode oferecer um caminho mais direto e eficiente para a gestão de viagens corporativas, minimizando o tempo de ativação e maximizando o valor entregue à empresa.
Próximos Passos
Compreender o tempo de implantação e as soluções disponíveis é o primeiro passo para uma gestão de viagens mais eficiente. Avalie as necessidades da sua empresa e como uma plataforma otimizada pode impactar seus resultados.
Simule sua economia com uma gestão de viagens eficiente e comece seu teste gratuito hoje mesmo.
