A escolha entre plataforma própria ou sistema de agência para gestão de viagens corporativas impacta eficiência, custos e controle, sendo crucial avaliar necessidades e orçamento.
Resposta rápida
A escolha entre uma plataforma de gestão de viagens própria ou um sistema fornecido por agência depende das necessidades específicas da empresa, incluindo controle, personalização, custo e autonomia desejada. A plataforma própria oferece controle total e personalização, mas com alto custo e complexidade de manutenção, enquanto o sistema de agência tem menor custo inicial e suporte especializado, mas com dependência e personalização limitada.
A gestão de viagens corporativas exige decisões estratégicas que impactam diretamente a eficiência operacional e os resultados financeiros de uma empresa. Uma das escolhas mais relevantes nesse cenário é definir se a companhia deve investir em uma plataforma de gestão de viagens própria ou utilizar o sistema fornecido por uma agência de viagens. Esta decisão vai além da tecnologia, tocando em controle, personalização, custo e autonomia. Para entender melhor as opções disponíveis no mercado e como elas se alinham às necessidades da sua empresa, consulte nosso guia completo sobre Plataforma de viagens corporativas: o que é e como escolher. Neste artigo, detalharemos os fatores a considerar na sua avaliação.
Plataforma própria de gestão de viagens
Uma plataforma própria de gestão de viagens é um sistema desenvolvido ou customizado pela própria empresa para atender às suas necessidades específicas de controle e reserva de viagens.
Vantagens
- Controle total: A empresa detém o controle sobre todos os aspectos do sistema, desde a interface do usuário até as integrações com outros sistemas internos, como ERPs e sistemas de RH.
- Personalização: É possível adaptar a plataforma para refletir com exatidão a política de viagens, fluxos de aprovação e centros de custo específicos da organização, sem depender de terceiros para implementações.
- Integração profunda: Facilita a integração com sistemas de gestão internos, como financeiro, contábil e de recursos humanos, otimizando a conciliação de despesas e a geração de relatórios.
- Segurança dos dados: Maior controle sobre a segurança e privacidade dos dados dos viajantes e das transações, alinhado às políticas de compliance da empresa.
- Otimização contínua: Capacidade de evoluir a plataforma conforme as necessidades da empresa mudam, adicionando novas funcionalidades ou aprimorando as existentes sem burocracia externa.
Desvantagens
- Custo inicial e manutenção: O investimento inicial para desenvolvimento pode ser alto. Os custos de manutenção, atualizações, licenças de software e equipe de TI dedicada também são contínuos.
- Tempo de implementação: O processo de desenvolvimento e implementação pode ser demorado, atrasando os benefícios esperados.
- Recursos tecnológicos: Requer uma equipe de TI robusta e especializada em desenvolvimento de software e infraestrutura.
- Escalabilidade: A capacidade de a plataforma se adaptar a grandes volumes de dados ou a um crescimento exponencial da empresa pode exigir investimentos adicionais.
- Atualização de conteúdo: A responsabilidade por manter as integrações com fornecedores de viagens (companhias aéreas, hotéis, locadoras) e as tarifas atualizadas recai sobre a equipe interna.
Sistema fornecido pela agência de viagens
O sistema fornecido pela agência de viagens é uma solução tecnológica que a agência disponibiliza aos seus clientes para a gestão e reserva de viagens corporativas.
Vantagens
- Custo inicial menor: Geralmente, os custos de implementação são menores, pois a agência já possui a infraestrutura e o software prontos. O custo costuma estar embutido nas taxas de serviço ou na negociação de volume.
- Suporte especializado: A agência oferece suporte técnico e consultoria sobre a utilização da plataforma e a otimização de processos de viagens.
- Acesso a conteúdo: A agência tem acesso direto a diversos fornecedores de viagens e tarifas negociadas, simplificando o processo de busca e reserva.
- Agilidade na implementação: A solução já está pronta para uso, com implementação mais rápida em comparação com o desenvolvimento de uma plataforma própria.
- Menor complexidade de TI: A empresa cliente não precisa se preocupar com o desenvolvimento, manutenção ou atualização da plataforma.
Desvantagens
- Dependência da agência: A empresa fica dependente da agência para funcionalidades, atualizações e suporte, limitando a capacidade de customização.
- Falta de personalização: As opções de customização para a política de viagens e fluxos internos podem ser limitadas ou inexistentes.
- Opções restritas: O sistema pode apresentar um portfólio restrito de fornecedores ou opções de tarifas, que podem não ser as mais competitivas.
- Transparência: Pode haver menor transparência sobre as tarifas e as comissões da agência, dificultando a análise de custos reais. Para entender melhor, veja a comparação entre agência e marketplace multiagência.
- Inovação limitada: A agência pode não ter o mesmo ritmo de inovação que as empresas de tecnologia especializadas, atrasando a incorporação de novas funcionalidades.
A solução híbrida: O marketplace multiagência
Considerando os desafios apresentados pela plataforma própria ou sistema da agência, uma alternativa que vem ganhando espaço é o marketplace multiagência. Este modelo combina as vantagens de um sistema robusto com a flexibilidade e a competitividade de múltiplos fornecedores.
Um marketplace multiagência, como a Loupit, funciona como uma plataforma tecnológica onde diversas agências de viagens parceiras competem em tempo real pela mesma solicitação de viagem (aéreo, hotel, carro, ônibus). A sua empresa escolhe as agências com as quais deseja trabalhar, mantendo o controle sobre as negociações. A Loupit, por exemplo, não é uma agência de viagens e não emite bilhetes, garantindo imparcialidade e foco na tecnologia.
Benefícios do marketplace multiagência
- Competitividade de preços: A concorrência entre agências homologadas na plataforma resulta em tarifas mais competitivas, otimizando o orçamento de viagens. Para ver como isso acontece na prática, confira nossa página sobre comparação ao vivo.
- Controle e governança: A plataforma permite aplicar a política de viagens de forma rígida, com fluxos de aprovação personalizados e centros de custo definidos. Isso garante que cada reserva esteja em conformidade com as diretrizes da empresa. Saiba mais sobre governança em viagens corporativas.
- Funcionalidades avançadas: Oferece recursos como remarcação de viagem online (comparando custo de remarcar x comprar novo bilhete), calendário de tarifas, SkyAlert (alerta de queda de preço), e relatórios e dashboards detalhados para análise de gastos.
- Integração: Capacidade de integração com ERPs e outros sistemas da empresa, facilitando a gestão financeira e contábil.
- Gestão de despesas: Ferramentas de _expense_ com leitura de comprovantes por IA, reembolso de quilometragem e integração com mobilidade urbana simplificam a prestação de contas dos viajantes. Explore mais sobre gestão de despesas com expense.
- Suporte humano: Atendimento humano 24x7 e trilíngue, oferecendo suporte contínuo aos viajantes.
- Incentivo ao viajante: Programas como o cashback em reservas de hotéis incentivam os viajantes a permanecer dentro da política, com créditos para viagens pessoais. Conheça o cashback em viagens corporativas.
Cenário de aplicação
Se a sua empresa busca a personalização e o controle de uma plataforma própria, mas sem o custo e a complexidade de desenvolvimento e manutenção, o marketplace multiagência pode ser a solução ideal. Ele proporciona acesso a um vasto leque de opções de viagens, garante a aplicação da política e oferece ferramentas de gestão robustas, tudo isso com a competitividade de preços de múltiplas agências.
Conclusão
A decisão entre uma plataforma própria e um sistema fornecido por agência, ou a adoção de um marketplace multiagência, depende da análise aprofundada das necessidades da sua empresa, do orçamento disponível e da sua estratégia de gestão. Considere o volume de viagens, a complexidade da sua política, a necessidade de integração com outros sistemas e o nível de controle que você deseja exercer. A tecnologia deve ser uma aliada para otimizar processos, reduzir custos e garantir a satisfação dos viajantes, e a escolha certa reflete esses objetivos.
Perguntas frequentes
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