A utilização de dados de gastos em viagens corporativas é fundamental para construir um poder de barganha robusto, permitindo negociações mais vantajosas com fornecedores e otimização de custos.
Resposta rápida
Utilizar dados de gastos em viagens corporativas é essencial para aumentar o poder de barganha da sua empresa, pois permite negociar termos e preços favoráveis com fornecedores como companhias aéreas e redes hoteleiras. Isso se baseia na apresentação de informações concretas sobre volume e padrões de consumo. Com essas informações, é possível justificar pedidos de tarifas corporativas e descontos por volume, além de identificar oportunidades de economia e acordos específicos para os serviços mais utilizados.
A gestão de viagens corporativas é um ponto estratégico para otimização de custos em qualquer empresa. A capacidade de negociar termos e preços favoráveis com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos depende diretamente de um fator: informação. Entender o volume, os padrões e as particularidades dos gastos da sua empresa com viagens é o alicerce para construir um poder de barganha robusto, resultando em acordos mais vantajosos e uma gestão financeira mais eficiente.
O que são dados de gastos em viagens e por que são cruciais?
Dados de gastos em viagens corporativas são todas as informações financeiras relacionadas a deslocamentos e estadias a trabalho. Isso inclui passagens aéreas, hospedagens, aluguel de carros, transporte urbano, despesas com alimentação, entre outros. A análise desses dados revela não apenas onde o dinheiro está sendo gasto, mas também como, quando e por quem.
Para CFOs, gestores de compras e de viagens, esses dados são cruciais porque:
- Quantificam o volume de negócios: Permitem apresentar aos fornecedores o valor total que sua empresa gasta anualmente em cada categoria, justificando um pedido de tarifas corporativas ou descontos por volume.
- Identificam padrões de consumo: Mostram as rotas mais frequentes, os hotéis preferidos, os períodos de maior demanda. Isso ajuda a segmentar as negociações e buscar acordos específicos para os serviços mais utilizados.
- Revelam oportunidades de economia: Uma análise detalhada pode expor gastos desnecessários, como reservas de última hora, escolhas de fornecedores fora da política de viagens ou rotas indiretas mais caras.
Como coletar e organizar os dados de forma eficaz
A coleta e organização eficazes dos dados são o primeiro passo para transformá-los em inteligência de negociação. Sem uma base de dados consistente, qualquer análise será superficial e os resultados, limitados. Considere os seguintes pontos:
- Centralização da informação: Utilize uma única plataforma para gerenciar todas as reservas e despesas de viagem. Isso evita a dispersão de dados em diferentes sistemas e facilita a consolidação.
- Categorização granular: Classifique os gastos de forma detalhada: por tipo de serviço (aéreo, hotel, carro), por fornecedor, por rota, por centro de custo e por viajante. Quanto mais granular a categorização, mais insights podem ser extraídos.
- Padronização dos registros: Garanta que todas as despesas sejam registradas de maneira uniforme, utilizando as mesmas categorias e campos. Isso é essencial para a integridade e comparabilidade dos dados.
- Periodicidade da análise: Realize análises regulares (mensal, trimestral ou anual) para identificar tendências, monitorar o cumprimento de políticas e ajustar estratégias de negociação conforme necessário. Para a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (ABRACORP), a recuperação do setor em 2023 evidenciou a importância de monitorar os custos de forma contínua.
Estratégias de negociação baseadas em dados
Com os dados de gastos organizados, sua empresa está pronta para abordar os fornecedores com uma proposta fundamentada. As estratégias de negociação podem incluir:
- Negociação por volume: Apresente o volume consolidado de gastos em categorias como passagens aéreas ou hospedagens para justificar descontos em troca de um compromisso de volume. Os dados da International Air Transport Association (IATA) de 2023 indicam um crescimento contínuo na demanda por viagens aéreas, o que aumenta o poder de negociação de grandes compradores.
- Acordos com fornecedores preferenciais: Com base nas rotas e hotéis mais utilizados, negocie tarifas especiais com companhias aéreas ou redes hoteleiras que atendam a esses padrões. Um programa de viagens centralizado pode direcionar mais negócios para esses parceiros, otimizando o gasto.
- Condições contratuais flexíveis: Utilize os dados sobre remarcações ou cancelamentos para negociar políticas mais flexíveis sem custos adicionais ou com taxas reduzidas. Isso é particularmente relevante, pois a volatilidade do cenário de viagens exige adaptabilidade.
- Comparação de desempenho: Compare as tarifas obtidas com diferentes fornecedores para o mesmo serviço, usando dados históricos. Isso permite pressionar por melhores condições, apresentando evidências de preços mais competitivos no mercado.
O papel da tecnologia na análise de dados e negociação
A complexidade e o volume dos dados de viagens corporativas exigem ferramentas tecnológicas para uma análise eficiente. Plataformas de gestão de viagens são projetadas para coletar, organizar e apresentar esses dados de forma compreensível. Elas transformam dados brutos em insights acionáveis.
Um marketplace multiagência, por exemplo, não apenas otimiza o processo de reserva, mas também é uma fonte rica de dados para a negociação de viagens. Ao consolidar as cotações de diversas agências e fornecedores em tempo real, essas plataformas permitem:
- Visibilidade completa dos gastos: Relatórios e dashboards detalhados oferecem uma visão panorâmica e granular de todos os gastos por centro de custo, categoria, viajante e fornecedor. Isso inclui o histórico de tarifas e a comparação de preços. Saiba mais sobre relatórios e análises de gastos.
- Aplicação e auditoria da política de viagens: A política é aplicada na ferramenta, garantindo que as reservas estejam em conformidade. Isso ajuda a controlar gastos e fornece dados de conformidade para futuras negociações.
- Histórico de cotações: O registro de todas as cotações obtidas para a mesma viagem, mesmo as não aprovadas, serve como um poderoso benchmark de preços para futuras negociações com fornecedores. A Loupit, por exemplo, oferece comparação ao vivo de tarifas, essencial para essa análise. Entenda a comparação ao vivo.
- Identificação de economias potenciais: Recursos como o calendário de tarifas ou alertas de queda de preço (SkyAlert) ajudam a entender a dinâmica dos preços e a planejar compras estratégicas. Conheça o calendário de tarifas.
- Centralização da gestão: A integração com ERPs, a gestão de despesas (expense) com leitura de comprovantes por IA e o reembolso de quilometragem centralizam ainda mais os dados, proporcionando uma visão consolidada de todos os custos de viagem. Descubra a integração com ERP.
Essa abordagem baseada em dados não elimina a necessidade de um relacionamento sólido com fornecedores, mas o eleva a um novo patamar, onde as discussões são fundamentadas em fatos e números, e não apenas em percepções. Ao armar sua equipe com dados de gastos precisos e ferramentas de análise, sua empresa pode transformar a gestão de viagens de um centro de custo em um diferencial estratégico.
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Perguntas frequentes
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