A escolha de uma agência de viagens corporativas é uma decisão estratégica. Este guia detalha critérios objetivos como SLA, plantão 24h, reputação e capacidade técnica para uma parceria eficiente e transparente.

A escolha de uma agência de viagens corporativas impacta diretamente a eficiência operacional e os custos da sua empresa. Uma parceria bem-sucedida depende de critérios objetivos, que vão além do preço e da conveniência inicial. Avaliar aspectos como o Acordo de Nível de Serviço (SLA), a disponibilidade de atendimento, a reputação no mercado e a capacidade técnica da agência é fundamental para garantir um serviço alinhado às necessidades corporativas.

SLA (Service Level Agreement): O Pilar da Expectativa e Entrega

O SLA é um documento formal que estabelece as responsabilidades e os níveis de serviço que a agência se compromete a entregar. Para as viagens corporativas, a clareza deste acordo é essencial para evitar surpresas e garantir a agilidade necessária. Ao analisar um SLA, considere os seguintes pontos:

Tempo de Resposta: Defina prazos máximos para a agência responder a solicitações de cotação, emissão de bilhetes, remarcações ou cancelamentos. Para viagens urgentes, esses prazos devem ser ainda mais curtos.
Precisão da Cotação: A assertividade das informações e a competitividade das tarifas apresentadas são cruciais. O SLA deve prever como a agência garante a apresentação das melhores opções disponíveis, conforme a política de viagens da empresa.
Tratamento de Emergências: Como a agência lida com imprevistos? O SLA deve detalhar o processo de suporte em situações de emergência, como voos cancelados, alterações de roteiro ou problemas com hospedagem, inclusive fora do horário comercial.
Disponibilidade da Equipe: Especifique os canais de comunicação e os horários de atendimento da equipe dedicada, garantindo que haja um ponto de contato claro e acessível.
Indicadores de Performance (KPIs): O SLA deve incluir métricas para medir o desempenho da agência, como a taxa de satisfação do viajante, o tempo médio de atendimento e a conformidade com a política de viagens. Acompanhar esses KPIs permite avaliar a qualidade do serviço continuamente. Entender a governança e o controle de despesas é fundamental para otimizar esses indicadores, e você pode aprofundar-se no tema em nossa página sobre governança em viagens corporativas.

Plantão 24h: Suporte a Qualquer Hora e Lugar

Viagens corporativas podem apresentar desafios a qualquer momento, independentemente do fuso horário ou do dia da semana. Um serviço de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana (24/7), é um diferencial que garante a segurança e o suporte aos viajantes.

Canais de Atendimento: Verifique se o plantão oferece múltiplos canais (telefone, chat, e-mail) e se há fluidez na comunicação, especialmente para viajantes em diferentes localidades e idiomas.
Qualidade do Atendimento: Avalie a experiência e a capacidade de resolução da equipe de plantão. É importante que o suporte não seja apenas reativo, mas também proativo na busca por soluções para imprevistos.
Tempo de Resposta em Emergências: Para situações críticas, como perda de voo ou necessidade de alterar rapidamente o itinerário, o tempo de resposta do plantão é crucial para minimizar o impacto na viagem e na produtividade do colaborador.

Reputação e Credibilidade no Mercado

A reputação de uma agência de viagens corporativas é construída ao longo do tempo e reflete a experiência de outras empresas. Pesquisar e validar a credibilidade é um passo importante.

Referências e Testemunhos: Busque por referências de clientes atuais ou antigos da agência. Verifique se há casos de sucesso ou desafios superados que demonstrem a capacidade da agência de atender às demandas específicas do mercado corporativo.
Tempo de Atuação e Expertise: Agências com maior tempo de mercado e especialização em viagens corporativas tendem a possuir maior conhecimento e rede de contatos para oferecer soluções eficientes. Para entender mais sobre como agências atuam, veja nosso guia completo: Agência de viagens corporativas: o que é, como funciona e quando contratar.
Reconhecimento da Indústria: Selos de certificação, prêmios ou participação em associações do setor podem indicar um compromisso com a qualidade e as boas práticas de mercado.

Capacidade Técnica e Ferramentas

A tecnologia desempenha um papel crescente na gestão de viagens corporativas. Uma agência com boa capacidade técnica oferece ferramentas que simplificam processos, otimizam custos e melhoram a experiência do viajante.

Plataforma de Reservas: A agência deve oferecer uma plataforma online eficiente e intuitiva, que permita aos usuários pesquisar, reservar e gerenciar suas viagens de forma autônoma, respeitando a política de viagens da empresa. A capacidade de fazer remarcação de viagem online, por exemplo, é uma ferramenta importante para gestão de imprevistos.
Integração com Sistemas: A capacidade de integração da agência com ERPs e outros sistemas de gestão da sua empresa é vital para a automação de processos, como faturamento e conciliação de despesas, eliminando trabalho manual e reduzindo erros. Saiba mais sobre as vantagens da integração com ERP.
Relatórios e Dashboards: Ferramentas de relatórios robustas são indispensáveis para o controle de gastos, análise de dados e identificação de oportunidades de economia. Essas ferramentas devem oferecer uma visão clara do investimento em viagens e da conformidade com a política. Confira nossa página sobre relatórios e análise de gastos para aprofundar-se.
Aplicativo para Viajantes: Um aplicativo móvel permite que os viajantes acessem suas reservas, recebam notificações em tempo real e solicitem suporte de qualquer lugar, a qualquer momento.
Otimização de Custos: Verifique se a agência utiliza tecnologias para otimizar custos, como ferramentas de comparação de tarifas, alertas de queda de preço (SkyAlert) e até mesmo programas de cashback em hospedagens, que podem gerar economia e benefícios para os colaboradores. Por exemplo, a Loupit oferece 2% de cashback em compras de hotel dentro da política de viagens e 1% fora dela, calculado sobre a tarifa da diária, excluindo taxas e impostos, que pode ser utilizado em viagens pessoais.

A Importância da Política de Viagens

Uma política de viagens corporativas bem definida é o ponto de partida para qualquer parceria com uma agência. Ela deve ser o guia para todas as decisões, desde a escolha de fornecedores até os limites de gastos por categoria. A agência deve ser capaz de configurar e aplicar essa política em sua plataforma, garantindo que todas as reservas estejam em conformidade. Para auxílio na criação ou revisão da sua política, explore os modelos de política de viagens disponíveis.

A avaliação criteriosa destes aspectos ao selecionar uma agência de viagens corporativas garantirá que a parceria seja sólida, eficiente e alinhada aos objetivos estratégicos da sua organização.

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