A escolha entre agência única ou multiagência impacta custos e eficiência na gestão de viagens corporativas, exigindo análise das vantagens e desafios de cada modelo para otimização.
Resposta rápida
A escolha do modelo (agência única ou multiagência) para gestão de viagens corporativas afeta diretamente a economia e a eficiência, com a tecnologia oferecendo uma solução otimizada. Enquanto a agência única centraliza e busca volume, a multiagência foca na concorrência, e plataformas tecnológicas combinam o melhor de ambos. O modelo multiagência otimizado, com o uso de tecnologia, permite comparar ofertas em tempo real e aplicar políticas de viagens, garantindo as melhores tarifas e controle de gastos de forma eficiente.
CFOs, gestores de viagens, compras e RH frequentemente debatem se uma agência única ou o modelo multiagência oferece mais economia na gestão de viagens corporativas. A decisão impacta diretamente os custos e a eficiência operacional. Para entender melhor as opções disponíveis e como escolher a mais alinhada às necessidades da sua organização, é importante considerar as características de cada abordagem.
Agência única: centralização e padronização
O modelo de agência única consiste em concentrar toda a gestão de viagens corporativas em um único parceiro. Esta abordagem centraliza os serviços e pode simplificar a comunicação e o processo de contratação.
Vantagens percebidas:
- Relacionamento consolidado: Um único ponto de contato tende a construir um relacionamento mais profundo e personalizado, facilitando a resolução de problemas e o alinhamento de expectativas.
- Negociação de volume: Teoricamente, ao concentrar todo o volume de compras, a empresa pode ter maior poder de barganha para obter tarifas e condições mais favoráveis com fornecedores (aéreos, hotéis, locadoras).
- Padronização de processos: A unificação dos processos de reserva, emissão e suporte pode levar a uma maior consistência e controle sobre a política de viagens.
- Relatórios e dados centralizados: Todos os dados de viagens são coletados por um único parceiro, o que pode facilitar a consolidação de informações para análise.
Desafios do modelo de agência única:
- Dependência: A empresa fica dependente de um único fornecedor, o que pode gerar vulnerabilidade em caso de falha no serviço ou insatisfação.
- Inovação limitada: A falta de concorrência direta pode reduzir o incentivo para a agência inovar ou melhorar continuamente seus serviços e ferramentas.
- Risco de acomodação: Sem a pressão competitiva, as condições comerciais e os níveis de serviço podem se acomodar ao longo do tempo.
- Acesso restrito a ofertas: Uma única agência pode não ter acesso à totalidade do mercado, limitando a gama de opções e as oportunidades de encontrar as melhores tarifas em todas as situações.
Multiagência: concorrência e diversificação
O modelo multiagência envolve a parceria com diversas agências de viagens simultaneamente. O objetivo é criar um ambiente competitivo que impulsione a busca pelas melhores ofertas e serviços. Este modelo permite diversificar os riscos e aproveitar diferentes especializações ou forças de cada agência.
Vantagens percebidas:
- Poder de barganha otimizado: A concorrência entre agências pode forçá-las a apresentar suas melhores ofertas para cada solicitação, resultando em tarifas mais competitivas.
- Diversidade de portfólio: Acesso a um leque mais amplo de fornecedores e acordos, aumentando as chances de encontrar a opção mais adequada para cada viagem.
- Redução de riscos: A dependência é pulverizada, minimizando o impacto se uma agência falhar em seu atendimento ou serviço.
- Estímulo à inovação: A concorrência encoraja as agências a aprimorarem suas tecnologias, processos e atendimento para se destacarem.
Desafios do modelo multiagência tradicional:
- Complexidade na gestão: Gerenciar múltiplos contratos, pontos de contato e sistemas de relatórios pode ser complexo e demandar mais tempo da equipe de gestão de viagens.
- Padronização dificultada: Manter a consistência na política de viagens e nos processos pode ser um desafio quando se lida com diferentes agências e suas ferramentas.
- Dificuldade na consolidação de dados: A coleta e análise de dados de diferentes fontes exigem um esforço adicional para ter uma visão consolidada dos gastos.
- Risco de inconsistência no atendimento: A qualidade e o padrão do atendimento podem variar significativamente entre as agências contratadas.
Para um aprofundamento sobre como funcionam e quando contratar estes serviços, consulte o guia completo sobre Agência de viagens corporativas: o que é, como funciona e quando contratar.
Comparativo: agência única x multiagência
| Característica | Agência Única | Multiagência (modelo tradicional) |
|---|---|---|
| Economia de custos | Potencial de volume; menor concorrência. | Potencial de concorrência; maior esforço de gestão. |
| Controle e Governança | Mais fácil de padronizar; centralizado. | Mais desafiador de padronizar; dados pulverizados. |
| Poder de Negociação | Baseado no volume total; negociações anuais. | Baseado na concorrência em cada solicitação. |
| Flexibilidade | Limitada à capacidade e ofertas da agência. | Maior acesso a opções e acordos. |
| Complexidade da Gestão | Mais simples, um único contrato e ponto de contato. | Mais complexa, múltiplos contratos e canais de comunicação. |
| Disponibilidade de Ofertas | Restrita aos acordos da agência. | Ampla, proveniente de várias agências e fornecedores. |
O modelo multiagência otimizado: a tecnologia como facilitador
O debate entre agência única ou multiagência, focado na economia e eficiência, ganha uma nova perspectiva com a evolução da tecnologia. Um marketplace multiagência, como a Loupit, busca unir as vantagens dos dois modelos, mitigando seus desafios. Este modelo, facilitado pela tecnologia, permite que a empresa se beneficie da competição entre agências sem a complexidade operacional do modelo multiagência tradicional.
Em um marketplace multiagência, várias agências homologadas competem em tempo real pela mesma solicitação de viagem (aéreo, hotel, carro, ônibus). A empresa mantém o controle, pois continua escolhendo com quais agências e fornecedores deseja trabalhar. A Loupit não é uma agência de viagens e não emite bilhetes; sua função é fornecer a plataforma para essa competição e gestão.
Como a tecnologia impulsiona a economia no modelo multiagência:
- Comparação em tempo real: A plataforma exibe simultaneamente as melhores ofertas de diversas agências e fornecedores para cada trecho ou serviço. Isso garante que a empresa sempre tenha acesso às opções mais econômicas disponíveis no momento da pesquisa, explorando a volatilidade do mercado em seu favor. Veja como a comparação ao vivo funciona.
- Governança e política de viagens: A tecnologia permite que a política de viagens seja aplicada diretamente na ferramenta. Isso assegura que os viajantes e aprovadores sigam as diretrizes da empresa, evitando gastos excessivos e consolidando o controle sobre o orçamento. Saiba mais sobre governança em viagens corporativas.
- Fluxo de aprovação e centros de custo: A automatização dos fluxos de aprovação e a associação de despesas a centros de custo específicos proporcionam maior transparência e controle orçamentário. Isso otimiza a alocação de recursos e facilita a prestação de contas.
- Otimização de despesas: Ferramentas como a remarcação de viagem online, que compara o custo de remarcar versus comprar um novo bilhete, e o SkyAlert, que notifica quedas de preço de passagens aéreas, contribuem para a redução de gastos. O calendário de tarifas também auxilia na escolha das datas mais econômicas.
- Relatórios e análise de gastos: A plataforma consolida dados de todas as viagens, gerando relatórios detalhados e dashboards que oferecem insights sobre os padrões de gastos, conformidade com a política e oportunidades de economia. Acompanhe a análise de gastos.
- Integração: A integração com ERPs e sistemas de expense management (expense com leitura de comprovantes por IA, reembolso de quilometragem e mobilidade urbana) simplifica processos administrativos e aumenta a precisão dos dados, eliminando trabalhos manuais e potenciais erros.
- Cashback: Em compras de hotéis, os viajantes podem receber cashback, incentivando a escolha por opções dentro da política e gerando uma economia indireta para a empresa, ao mesmo tempo em que oferece um benefício ao colaborador. Conheça o programa de cashback em viagens corporativas.
Ao centralizar o gerenciamento em uma única plataforma enquanto mantém a competição entre agências, o modelo multiagência com tecnologia se posiciona como uma solução que oferece as vantagens de ambos os mundos: economia de escala, controle, governança e acesso às melhores ofertas, sem a complexidade administrativa.
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Perguntas frequentes
Qual a principal vantagem da agência única na gestão de viagens corporativas?
A principal vantagem da agência única é a centralização dos serviços, o que pode simplificar a comunicação, padronizar processos, consolidar dados e, teoricamente, aumentar o poder de barganha para negociação de volume com fornecedores.
Como a multiagência tradicional busca otimizar custos?
A multiagência tradicional busca otimizar custos através da concorrência entre as diversas agências parceiras. Essa competição as força a apresentar as melhores ofertas para cada solicitação, resultando em tarifas mais competitivas e maior acesso a um portfólio diversificado de fornecedores.
De que forma a tecnologia otimiza o modelo multiagência?
A tecnologia otimiza o modelo multiagência ao criar um marketplace que permite comparação de ofertas em tempo real, aplicação automatizada da política de viagens, gestão de aprovações e centros de custo, e geração de relatórios consolidados. Isso proporciona as vantagens da concorrência sem a complexidade administrativa do modelo tradicional.
