A demora na aprovação de viagens corporativas pode gerar atrasos, perda de tarifas e frustração, impactando diretamente os custos e a produtividade da empresa.
Resposta rápida
O tempo que uma empresa perde aprovando viagens está diretamente ligado à ineficiência de processos manuais e descentralizados, resultando em atrasos, perda de oportunidades com tarifas mais baixas e frustração. A otimização desse tempo é crucial para a saúde financeira e operacional, evitando custos elevados e impactando a produtividade da equipe.
- Gargalos: Solicitações manuais, informações incompletas e aprovações sequenciais são comuns.
- Impacto: Gera custos diretos elevados pela perda de tarifas e perda de produtividade dos colaboradores.
- Solução: A tecnologia, como plataformas de gestão de viagens, automatiza o fluxo de aprovação.
- Benefícios: Reduz o ciclo de aprovação, garante conformidade com a política e melhora a experiência do viajante.
A gestão de viagens corporativas envolve diversos processos, desde a solicitação até a efetivação e prestação de contas. Um dos estágios que mais impacta a agilidade e a produtividade da equipe é a aprovação. O tempo gasto na aprovação de viagens, muitas vezes manual e descentralizado, pode gerar atrasos desnecessários, perda de oportunidades com tarifas mais baixas e frustração para viajantes e gestores. Entender os pontos de atrito é o primeiro passo para otimizar esse fluxo.
O ciclo de aprovação tradicional: onde estão os gargalos?
O processo de aprovação de viagens, em muitas empresas, ainda segue um modelo que envolve múltiplas etapas e interações manuais. Isso pode levar a um tempo gasto na aprovação de viagens que é significativamente maior do que o ideal.
Os principais gargalos incluem:
- Solicitação manual: Pedidos por e-mail, telefone ou planilhas que não garantem a conformidade com a política interna.
- Informações incompletas: Solicitações que chegam sem todos os dados necessários, exigindo trocas de e-mail e ligações para complementação.
- Aprovações sequenciais: Um pedido que precisa passar por vários níveis hierárquicos, cada um com seus próprios prazos e disponibilidade.
- Falta de visibilidade: Aprovadores sem acesso rápido ao orçamento disponível ou ao histórico de viagens do colaborador.
- Retrabalho: Mudanças de itinerário ou de planos que exigem o início de um novo ciclo de aprovação.
Cada uma dessas etapas adiciona tempo e complexidade, transformando um processo simples em um obstáculo operacional. A demora na aprovação pode resultar na perda de tarifas promocionais, forçando a empresa a pagar mais por um mesmo bilhete ou hospedagem. Além disso, a incerteza para o viajante sobre a aprovação de sua viagem pode gerar ansiedade e impactar a produtividade antes mesmo do embarque.
Impactos financeiros e operacionais do tempo de aprovação
Um processo de aprovação ineficiente não afeta apenas a agilidade, mas tem implicações diretas na saúde financeira e na eficiência operacional da empresa.
- Custos diretos elevados: A perda de tarifas mais vantajosas devido à demora na aprovação é um custo direto. Tarifas aéreas e de hospedagem são dinâmicas; quanto mais cedo a reserva é confirmada, maior a probabilidade de conseguir um preço melhor.
- Perda de produtividade: O tempo que gestores e colaboradores dedicam à caça por aprovações, acompanhamento de solicitações e correção de erros é tempo que poderia ser empregado em atividades mais estratégicas para o negócio. Para o viajante, a incerteza da aprovação pode atrasar o planejamento da viagem e dos compromissos no destino.
- Falta de controle e conformidade: A pressa para aprovar uma viagem em cima da hora, ou a falta de um sistema robusto, pode levar a exceções à política de viagens, gerando gastos fora do orçamento ou inadequados. Uma governança eficaz é essencial, e um fluxo de aprovação bem definido e automatizado é parte central disso. Entenda mais sobre governança em Loupit Governança.
- Desgaste dos colaboradores: Processos burocráticos e demorados geram frustração e insatisfação, impactando o moral da equipe.
De acordo com a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (ABRACORP), o mercado de viagens corporativas no Brasil demonstrou recuperação pós-pandemia. Em 2023, o faturamento do setor cresceu em comparação ao ano anterior, atingindo R$ 13,8 bilhões, um aumento de 12,6% em relação a 2022 ABRACORP 2023. Com o volume de viagens crescendo, a otimização de cada etapa, incluindo a aprovação, torna-se ainda mais crítica para a sustentabilidade e eficiência dos custos.
Como a tecnologia otimiza o tempo gasto na aprovação de viagens
A implementação de uma plataforma tecnológica dedicada à gestão de viagens corporativas pode transformar o processo de aprovação, tornando-o mais rápido, transparente e aderente à política da empresa.
Uma plataforma como a Loupit, que atua como um marketplace multiagência, centraliza a solicitação e a aprovação, oferecendo as seguintes funcionalidades que otimizam o tempo gasto:
- Política de viagens integrada: As regras da empresa são configuradas diretamente na ferramenta. Isso significa que as opções de voos, hotéis, carros e ônibus apresentadas ao viajante já estão em conformidade com a política. Se uma opção está fora da política, a plataforma pode exigir uma justificativa para a aprovação, alertando o gestor.
- Fluxo de aprovação configurável: É possível definir diferentes níveis de aprovação baseados em centros de custo, valor da viagem, departamento ou hierarquia. Os aprovadores recebem notificações automáticas e podem aprovar ou recusar solicitações diretamente pela plataforma, inclusive pelo celular, eliminando a necessidade de e-mails e telefonemas.
- Comparação ao vivo de tarifas: A plataforma exibe opções de diversas agências e fornecedores em tempo real. Isso permite que o gestor ou aprovador veja que a opção escolhida já é a mais econômica ou a mais adequada dentro da política, agilizando a decisão. Saiba mais sobre este recurso em Loupit Comparação ao Vivo.
- Remarcação de viagem online: A plataforma oferece a funcionalidade de comparar o custo de remarcar um bilhete existente versus comprar um novo. Isso facilita a decisão em caso de mudança de planos, permitindo uma aprovação mais ágil para alterações.
- Dashboards e relatórios: Acesso a dados em tempo real sobre gastos com viagens, aprovações pendentes e aderência à política. Isso oferece aos gestores a visibilidade necessária para tomar decisões rápidas e embasadas.
Com a tecnologia, o processo de aprovação deixa de ser um gargalo e se torna uma etapa ágil e controlada. A clareza das opções, a conformidade automática com a política e a automação das notificações reduzem drasticamente o tempo necessário para aprovar uma viagem, permitindo que as equipes se concentrem em suas responsabilidades principais e que a empresa otimize seus custos.
Impacto da Loupit no processo de aprovação
A Loupit, como um marketplace multiagência, não apenas otimiza o processo de aprovação, mas também garante que as opções apresentadas para aprovação sejam as mais vantajosas. A competição entre agências homologadas pela própria empresa, em tempo real, pela mesma solicitação (aéreo, hotel, carro, ônibus) assegura que a decisão de aprovação seja tomada sobre a melhor oferta disponível. A empresa continua escolhendo com quais agências trabalha, mantendo o controle sobre seus parceiros.
Ao integrar um processo de aprovação automatizado com a busca e comparação de ofertas de múltiplas agências, a plataforma contribui para:
- Redução do ciclo de aprovação: De horas ou dias para minutos.
- Conformidade da política: Aprovações dentro dos parâmetros definidos.
- Economia de custos: Escolha das melhores tarifas disponíveis, evitando perdas por demora.
- Melhor experiência do viajante: Agilidade e previsibilidade no planejamento.
Otimização para o CFO, Gestor de Viagens, Compras e RH
A otimização do tempo gasto na aprovação de viagens impacta positivamente todas as áreas envolvidas na gestão de viagens corporativas.
- Para o CFO: Maior controle sobre os gastos, previsibilidade orçamentária e redução de custos ocultos. Os relatórios detalhados facilitam a auditoria e a tomada de decisões estratégicas.
- Para o Gestor de Viagens: Menos tempo dedicado a tarefas administrativas repetitivas, foco na estratégia e na experiência do viajante. A política de viagens é efetivamente aplicada, reduzindo exceções.
- Para Compras: Transparência nas negociações, visibilidade sobre os fornecedores e garantia de que as melhores condições são aproveitadas. A competição multiagência assegura um ambiente de compra otimizado.
- Para o RH: Colaboradores mais satisfeitos com processos ágeis e claros, evitando o desgaste com burocracias. A conformidade com a política de viagens contribui para a equidade e transparência interna.
Investir em uma solução tecnológica para a gestão de viagens, que inclua um processo de aprovação eficiente, é um passo estratégico para qualquer empresa que busca otimizar recursos, controlar despesas e melhorar a produtividade de suas equipes.
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Perguntas frequentes
Como o processo de aprovação de viagens tradicional pode prejudicar a empresa?
O processo tradicional de aprovação de viagens, muitas vezes manual, pode prejudicar a empresa gerando atrasos significativos, perda de tarifas mais econômicas devido à demora na decisão, e frustração entre viajantes e gestores, afetando a produtividade e a saúde financeira.
Quais os principais impactos financeiros de um processo de aprovação de viagens demorado?
Um processo de aprovação demorado leva a custos diretos elevados, pois a empresa perde a oportunidade de reservar tarifas aéreas e de hospedagem mais vantajosas. Além disso, causa perda de produtividade dos colaboradores, que dedicam tempo a tarefas administrativas em vez de atividades estratégicas.
Como a tecnologia pode otimizar o tempo gasto na aprovação de viagens corporativas?
A tecnologia, através de plataformas de gestão de viagens, otimiza o tempo gasto na aprovação configurando a política de viagens diretamente na ferramenta, oferecendo um fluxo de aprovação configurável e comparando tarifas em tempo real. Isso agiliza as decisões, garante a conformidade e reduz a burocracia.