Empresas perdem capital significativo com créditos aéreos não utilizados, gerados por cancelamentos e remarcações, mas uma gestão eficiente pode transformá-los em economia.
Resposta rápida
Empresas perdem capital com créditos aéreos não utilizados quando estes valores, gerados por cancelamentos ou remarcações de voos, expiram sem serem resgatados. Essa perda vai além do valor nominal do bilhete, impactando o fluxo de caixa, o orçamento de viagens e gerando custos operacionais indiretos com a busca por esses créditos.
- Créditos expiram e se tornam perdas diretas para o orçamento.
- Gera custos operacionais indiretos na tentativa de localização e validação.
- Eleva o custo total das viagens corporativas, que poderiam ser otimizadas.
- Configura um desperdício de recursos que já haviam sido provisionados.
A gestão de viagens corporativas envolve diversos desafios, e um dos mais negligenciados, porém com impacto financeiro relevante, é o volume de créditos aéreos não utilizados. Estes créditos, gerados por cancelamentos ou remarcações de voos, representam um valor pago à companhia aérea que ainda pode ser resgatado. Sem um controle adequado, esses valores expiram e se transformam em perdas diretas para o orçamento da empresa.
O que são créditos aéreos não utilizados?
Créditos aéreos são valores gerados a partir de bilhetes de passagens aéreas que foram cancelados ou modificados, mas não completamente utilizados. As companhias aéreas, em vez de reembolsar o valor total em dinheiro, muitas vezes oferecem um crédito que pode ser usado em futuras compras, sujeito a regras de uso e validade específicas. Quando esses créditos não são rastreados, acompanhados ou aplicados em novas viagens dentro do prazo de validade, eles se tornam créditos aéreos não utilizados, representando dinheiro perdido para a empresa.
Impacto financeiro dos créditos não utilizados
O impacto financeiro dos créditos aéreos não utilizados vai além do simples valor nominal do bilhete. Ele se manifesta de diversas formas:
- Perda direta de capital: O valor pago pelo bilhete original é perdido quando o crédito expira. Isso afeta o fluxo de caixa e o resultado final da empresa.
- Custos operacionais indiretos: A falta de uma gestão centralizada dos créditos gera tempo gasto por equipes de viagens, compras ou RH na tentativa de localizar, validar e aplicar esses créditos, muitas vezes sem sucesso. Esse tempo poderia ser direcionado para atividades mais estratégicas.
- Orçamento de viagens impactado: Para cobrir a necessidade de uma nova viagem, é preciso comprar um novo bilhete, enquanto um crédito existente poderia ter sido aproveitado. Isso eleva o custo total das viagens corporativas, que poderiam ser otimizadas.
- Desperdício: Sem um sistema robusto de gestão, os créditos podem ser esquecidos, não comunicados à equipe de viagens ou à liderança, e acabam sendo expirados, configurando um desperdício de recursos que já haviam sido provisionados.
Causas comuns de perdas de crédito
Identificar as raízes do problema é o primeiro passo para solucioná-lo. As perdas de crédito aéreo podem ser atribuídas a vários fatores:
- Falta de visibilidade: Em empresas com um grande volume de viagens, é difícil manter o controle manual de cada crédito gerado. A informação pode estar fragmentada em diferentes e-mails, sistemas de agências ou planilhas desatualizadas.
- Políticas de viagem inconsistentes: Se as políticas não abordam explicitamente a gestão de créditos, os viajantes ou aprovadores podem não ter diretrizes claras sobre como proceder, resultando em decisões ineficientes.
- Prazos de validade: Cada crédito tem um prazo. A complexidade de gerenciar múltiplos prazos de diferentes companhias aéreas e aéreo-origens, combinada com a falta de alertas automáticos, leva à expiração.
- Dificuldade de aplicação: O processo de uso do crédito pode ser burocrático, exigindo contato direto com a companhia aérea ou agência, o que desestimula seu uso, especialmente para viagens de menor valor.
- Mudanças nas viagens: Cancelamentos de reuniões, projetos adiados ou alteração de planos dos viajantes são inevitáveis e geram novos créditos a todo momento, aumentando o volume a ser gerenciado.
Estratégias para recuperar o valor dos créditos aéreos
A recuperação e o uso eficiente dos créditos aéreos dependem de uma gestão proativa e sistematizada. Considere as seguintes estratégias:
- Centralização da informação: Implemente uma plataforma que consolide todos os dados de viagens, incluindo os créditos gerados. Isso permite que gestores de viagens e financeiro tenham uma visão unificada e em tempo real dos créditos disponíveis.
- Política de viagens clara: Sua política de viagens deve incluir diretrizes específicas sobre como os créditos aéreos devem ser gerenciados e priorizados. Ela deve definir responsabilidades e processos para o uso de créditos antes da compra de novas passagens. Veja exemplos de políticas de viagem corporativa e personalize para sua empresa.
- Monitoramento ativo: Utilize ferramentas ou processos que alertem sobre créditos próximos ao vencimento. A notificação antecipada permite planejar o uso ou, em alguns casos, negociar a extensão da validade com a companhia aérea.
- Educação dos viajantes e aprovadores: Garanta que todos os envolvidos no processo de viagens compreendam a importância de utilizar os créditos e saibam como acessá-los. Treinamentos e comunicados podem ser eficazes.
- Plataformas de gestão de viagens: Sistemas robustos podem integrar funcionalidades que automaticamente buscam e aplicam créditos disponíveis durante o processo de reserva. Isso simplifica o uso e reduz a chance de expiração.
- Comparação entre remarcar e comprar novo: Uma ferramenta que compare o custo de remarcar uma passagem (considerando multas e taxas) com o custo de comprar um novo bilhete é fundamental para otimizar a decisão e evitar o gasto desnecessário do crédito. Saiba mais sobre a funcionalidade de remarcação online.
Vantagens de uma gestão eficiente
Ao otimizar a gestão de créditos aéreos, sua empresa pode colher benefícios como:
- Economia significativa: Redução direta nos custos de viagens ao utilizar créditos existentes em vez de adquirir novos bilhetes.
- Controle financeiro aprimorado: Maior visibilidade e controle sobre os ativos da empresa, evitando perdas inesperadas.
- Eficiência operacional: Redução do tempo gasto pela equipe na resolução de problemas relacionados a créditos, permitindo foco em atividades de maior valor estratégico.
- Sustentabilidade do orçamento: Melhor aproveitamento dos recursos, contribuindo para um orçamento de viagens mais saudável e previsível.
- Governança clara: Assegura que as decisões de viagem estejam alinhadas com as políticas e objetivos financeiros da empresa. Explore mais sobre governança em viagens corporativas.
A gestão de créditos aéreos não utilizados é um pilar da economia em viagens corporativas. Ignorá-la é aceitar perdas desnecessárias que afetam o caixa da sua organização.
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Perguntas frequentes
O que são créditos aéreos não utilizados?
Créditos aéreos não utilizados são valores gerados a partir de bilhetes de passagens aéreas que foram cancelados ou modificados, mas não aplicados em novas viagens dentro do prazo de validade, tornando-se dinheiro perdido para a empresa.
Como a falta de gestão afeta o orçamento de viagens corporativas?
A falta de gestão faz com que a empresa precise comprar novos bilhetes em vez de aproveitar créditos existentes, elevando o custo total das viagens. Além disso, gera perda direta de capital e custos operacionais indiretos na tentativa de gerenciar esses créditos.
Quais estratégias podem ajudar a recuperar o valor dos créditos aéreos?
Estratégias eficazes incluem a centralização das informações em uma plataforma, a criação de uma política de viagens clara sobre o uso de créditos, o monitoramento ativo dos prazos de validade, a educação dos viajantes e o uso de plataformas de gestão de viagens para facilitar a aplicação dos créditos.