Uma plataforma de viagens corporativas ideal deve oferecer recursos que integrem controle financeiro, otimização de processos e conformidade, indo além da simples reserva.
Resposta rápida
Uma plataforma de viagens corporativas deve oferecer recursos abrangentes para otimizar custos, garantir a governança das políticas de viagens, simplificar a gestão de despesas e fornecer suporte e análise de dados. A escolha de uma solução robusta é crucial para a eficiência e a conformidade na gestão de viagens.
Para empresas que buscam eficiência na gestão de viagens, a escolha da plataforma ideal vai além da simples reserva de passagens e hospedagens. Uma solução robusta deve integrar funcionalidades que atendam às necessidades de controle financeiro, otimização de processos e conformidade regulatória. Entender quais recursos de plataforma de viagens corporativas são essenciais é fundamental para embasar uma decisão estratégica.
Controle e Otimização de Custos
A contenção de despesas é uma prioridade para CFOs e gestores. Recursos que permitem a comparação e a tomada de decisão baseada em dados são cruciais.
Comparação de Tarifas e Fornecedores
Uma plataforma eficaz deve oferecer um motor de busca que compare, em tempo real, opções de voos, hotéis, aluguel de carros e ônibus de múltiplos fornecedores e agências. Isso garante acesso às melhores tarifas disponíveis no momento da pesquisa, evitando a necessidade de consulta a diferentes sites ou intermediários. Um marketplace multiagência, onde várias agências competem pela mesma solicitação, pode amplificar essa capacidade de comparação.
Calendário de Tarifas e Alertas de Preço
Funcionalidades como o calendário de tarifas, que exibe os preços em diferentes datas, e alertas de queda de preço (SkyAlert) permitem que os gestores de viagens e viajantes aproveitem oportunidades de economia. Esses recursos são proativos, sinalizando o momento ideal para a reserva ou para a remarcação.
Remarcação de Viagem Online
A capacidade de remarcar passagens aéreas e outros serviços online, com a comparação clara entre os custos de remarcação e a compra de um novo bilhete, oferece flexibilidade e potencial de economia em caso de alterações de planos, evitando burocracias e perdas financeiras.
Governança e Política de Viagens
A aplicação da política de viagens é vital para a conformidade e para a previsibilidade orçamentária. Uma plataforma deve ser uma ferramenta ativa nesse processo.
Aplicação Automática da Política de Viagens
O sistema deve incorporar a política de viagens da empresa, guiando o usuário para as opções aprovadas e, quando necessário, sinalizando escolhas fora da política com a opção de justificativa e encaminhamento para aprovação. Isso minimiza desvios e garante a adesão às diretrizes internas. Para entender melhor a importância de uma governança bem estruturada, consulte nosso artigo sobre Plataforma de viagens corporativas: o que é e como escolher.
Fluxo de Aprovação Personalizável
É essencial que a plataforma permita a configuração de fluxos de aprovação multiníveis, adaptados à estrutura da empresa. Isso inclui aprovações por gestor, departamento, centro de custo ou projeto, garantindo que as viagens sejam validadas pelas instâncias corretas antes da emissão.
Centros de Custo e Integração ERP
A possibilidade de associar cada viagem a um centro de custo ou projeto específico é crucial para a alocação correta de despesas e para a análise financeira. A integração com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) existente facilita a conciliação contábil e a gestão financeira como um todo.
Gestão de Despesas e Reembolsos
Após a viagem, a gestão de despesas é um ponto crítico que pode consumir muito tempo se não for automatizada.
Expense Management Automatizado
Ferramentas de expense management permitem que os viajantes lancem suas despesas, muitas vezes com leitura de comprovantes por inteligência artificial, e as associem à viagem correspondente. Isso agiliza o processo de prestação de contas e reduz erros. A centralização de comprovantes e a geração de relatórios de despesas simplificam a vida do viajante e do departamento financeiro.
Reembolso de Quilometragem e Mobilidade Urbana
Para viagens terrestres, o controle do reembolso de quilometragem percorrida com veículo próprio ou a gestão de despesas com mobilidade urbana (aplicativos de transporte, táxis) precisa ser integrado. A plataforma deve calcular e gerenciar esses custos de forma transparente.
Cashback como Benefício
Algumas plataformas oferecem programas de cashback em reservas de hotéis, onde uma porcentagem do valor da diária (sem taxas) é creditada ao viajante. Esse incentivo, que pode ser usado em viagens pessoais, é um benefício adicional que pode aumentar a adesão à política de viagens corporativas.
Suporte e Análise de Dados
Um bom suporte e acesso a informações são a base para a melhoria contínua da gestão de viagens.
Atendimento Humano 24x7
Viagens corporativas podem apresentar imprevistos a qualquer momento. Um atendimento humano disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, e em múltiplos idiomas, oferece segurança e agilidade na resolução de problemas, independentemente do fuso horário ou localização do viajante.
Relatórios e Dashboards Personalizáveis
Acesso a relatórios detalhados e dashboards interativos é fundamental para analisar gastos, identificar padrões, otimizar a política de viagens e negociar com fornecedores. Métricas como despesas por departamento, economia gerada, conformidade com a política e volume de viagens devem ser facilmente acessíveis.
Conclusão
Selecionar uma plataforma de viagens corporativas exige uma avaliação cuidadosa dos recursos que ela oferece. A combinação de ferramentas de otimização de custos, governança robusta, gestão de despesas eficiente e suporte qualificado é o que define uma solução que realmente agrega valor estratégico à gestão de viagens da sua empresa. Uma plataforma que centraliza e automatiza esses processos não só reduz a carga administrativa, mas também fornece insights valiosos para a tomada de decisões financeiras e operacionais.
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Perguntas frequentes
Quais funcionalidades ajudam a controlar os custos de viagens corporativas?
Para controlar custos, uma plataforma deve oferecer comparação de tarifas e fornecedores em tempo real, calendário de tarifas, alertas de preço e a possibilidade de fazer a remarcação de viagem online, comparando os custos de alteração com uma nova compra.
Como uma plataforma de viagens garante a conformidade com a política interna da empresa?
A conformidade é assegurada pela aplicação automática da política de viagens, que guia o usuário para opções aprovadas e sinaliza desvios. Além disso, a plataforma deve permitir fluxos de aprovação personalizáveis, associando viagens a centros de custo e integrando-se com sistemas ERP.
Que recursos são importantes para a gestão de despesas pós-viagem?
A gestão de despesas pós-viagem é otimizada com um sistema de expense management automatizado, que permite o lançamento e associação de despesas com inteligência artificial para leitura de comprovantes. A plataforma também deve gerenciar o reembolso de quilometragem e despesas com mobilidade urbana, e pode oferecer cashback como benefício.
