O papel da agência de viagens corporativas hoje: o que só ela resolve e o que a tecnologia já deveria ter resolvido

Entenda as responsabilidades exclusivas das agências e onde a tecnologia pode otimizar a gestão de viagens corporativas, melhorando a eficiência e o controle de gastos.

A gestão de viagens corporativas é uma atividade complexa, que demanda equilíbrio entre o bem-estar do viajante, o controle de custos e a conformidade com as políticas internas. Neste cenário, o papel da agência de viagens corporativas evoluiu, exigindo uma reavaliação constante das suas atribuições e do valor que agrega. Embora a tecnologia transforme continuamente o mercado, ainda existem aspectos onde a intervenção humana é insubstituível e outros onde a automatização deveria ser a norma.

O que a agência de viagens corporativas ainda precisa resolver

Mesmo com o avanço tecnológico, certas situações exigem a expertise e o toque humano que apenas uma agência de viagens corporativas pode oferecer. São cenários onde a complexidade e a imprevisibilidade superam a capacidade atual de sistemas automatizados.

• Situações de emergência e crises: Em eventos inesperados como desastres naturais, instabilidade política ou pandemias, a agência atua na evacuação, realocação e suporte direto aos viajantes. Essa coordenação em tempo real, que envolve múltiplas frentes (companhias aéreas, hotéis, autoridades locais), exige discernimento humano e capacidade de negociação. A expertise em gerenciar situações críticas, oferecendo apoio emocional e logístico, permanece como um diferencial humano.
• Viagens complexas e roteiros personalizados: Para roteiros que envolvem múltiplos destinos, modais de transporte não convencionais, exigências de visto específicas ou necessidades especiais (como transporte de equipamentos sensíveis ou viagens em grupo com agenda apertada), o planejamento e a coordenação são intrincados. A agência consegue otimizar itinerários, negociar condições diferenciadas e antecipar potenciais problemas que um sistema genérico não identificaria.
• Negociações especiais e relacionamento com fornecedores: Embora plataformas ofereçam tarifas competitivas, a agência pode, em volume ou por relacionamento, conseguir condições exclusivas, upgrades ou flexibilidade em casos de cancelamento/alteração. Essa capacidade de negociação se estende a serviços que não estão amplamente disponíveis online, como locação de espaços para eventos ou serviços de concierge em destinos remotos.
• Aconselhamento especializado e consultoria: Além da reserva, a agência oferece insights sobre as melhores práticas de viagens, otimização de políticas, tendências de mercado e análise de gastos. Esse papel consultivo ajuda as empresas a refinar suas estratégias de viagens, algo que vai além da simples transação. Para entender mais sobre este universo, consulte o nosso guia sobre Agência de viagens corporativas: o que é, como funciona e quando contratar.

O que a tecnologia já deveria ter resolvido

Paralelamente, existem diversas tarefas rotineiras e operacionais que, no cenário atual, deveriam ser totalmente automatizadas ou facilitadas por ferramentas tecnológicas, liberando a agência e o gestor para focarem em atividades de maior valor estratégico. A ineficiência nestes pontos gera desperdício de tempo e recursos.

• Comparação de tarifas e disponibilidade: A busca e comparação manual de voos, hotéis e carros de diversas fontes é ineficiente. A tecnologia deveria centralizar essa informação, apresentando as melhores opções em segundos, respeitando a política da empresa.
• Aprovação e fluxos de trabalho: Solicitações de viagens, aprovações de gestores e registros em centros de custo ainda são, em muitos casos, processos manuais que geram atrasos e erros. Ferramentas digitais podem automatizar e auditar cada etapa.
• Remarcações e cancelamentos online: A necessidade de contatar a agência para remarcar ou cancelar bilhetes, especialmente os mais simples, consome tempo. A tecnologia deveria permitir que o próprio viajante ou gestor realizasse essas ações de forma autônoma, com visibilidade de custos e penalidades.
• Gestão de despesas e reembolso: O processo de coletar comprovantes, preencher formulários de reembolso e categorizar gastos manualmente é propenso a erros. Soluções tecnológicas podem digitalizar recibos, aplicar políticas de reembolso e integrar-se diretamente com sistemas contábeis.
• Relatórios e análise de dados: A consolidação de dados de viagens para gerar relatórios de gastos e identificar oportunidades de economia é crucial. Ferramentas automatizadas deveriam fornecer dashboards intuitivos e análises preditivas, sem depender de extrações manuais.

A sinergia entre agências e tecnologia: o modelo marketplace

A lacuna entre o que a agência resolve e o que a tecnologia já deveria resolver é onde a inovação se posiciona. Um marketplace multiagência surge como uma solução que otimiza ambas as frentes. Ele não substitui o valor humano da agência, mas aprimora significativamente sua operação e o acesso a seus serviços.

Um marketplace agrega agências de viagens corporativas pré-qualificadas em uma única plataforma. Isso permite que a empresa continue usufruindo da expertise e do atendimento humano de agências, ao mesmo tempo em que a tecnologia assume as tarefas operacionais que geram ineficiência.

Como um marketplace multiagência otimiza a gestão de viagens

1. Comparação e Competição em Tempo Real: A plataforma permite que várias agências homologadas compitam por cada solicitação de viagem (aéreo, hotel, carro, ônibus) em tempo real. Isso garante que a empresa sempre acesse as melhores condições disponíveis no mercado, sem a necessidade de múltiplos orçamentos manuais. A comparação ao vivo de tarifas melhora a eficiência do processo.
2. Autonomia para o Gestor e o Viajante: Tarefas como a busca por voos, a aplicação da política de viagens, o fluxo de aprovação e a gestão de centros de custo são automatizadas na ferramenta. Recursos como a remarcação de viagem online (que compara remarcar vs. comprar novo bilhete) e o calendário de tarifas oferecem agilidade e controle. Há também o SkyAlert, que monitora quedas de preço após a reserva.
3. Tecnologia para Gestão Financeira: A gestão de despesas é otimizada com recursos como expense com leitura de comprovantes por IA, reembolso de quilometragem e mobilidade urbana. Isso centraliza os gastos e simplifica a prestação de contas. Além disso, relatórios e dashboards detalhados permitem uma análise profunda dos gastos, e a integração com ERPs facilita a conciliação contábil.
4. Atendimento Humano Estratégico: A Loupit não é uma agência de viagens, mas uma plataforma que conecta empresas a agências. O atendimento humano 24x7 trilíngue das agências parceiras, gerenciado pela plataforma, é acionado para as situações complexas que a tecnologia ainda não resolve, como emergências ou roteiros personalizados. As agências se concentram no que fazem de melhor.
5. Benefícios e Governança: O marketplace também pode oferecer incentivos como cashback em hospedagens, que o viajante pode usar em viagens pessoais, ou funcionalidades que reforçam a governança, garantindo o cumprimento da política de viagens em todas as etapas.

Este modelo garante que o papel da agência de viagens corporativas seja valorizado nos pontos onde sua expertise é fundamental, enquanto a tecnologia elimina gargalos operacionais. É uma abordagem que une o melhor dos dois mundos, promovendo eficiência, economia e satisfação para todos os envolvidos na gestão de viagens corporativas.

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