A gestão de viagens corporativas caminha para um modelo multiagência, impulsionado pela busca por otimização de custos, flexibilidade e transparência, superando as limitações da monoagência.
Resposta rápida
O modelo multiagência de viagens corporativas é uma abordagem que permite às empresas trabalhar simultaneamente com múltiplos fornecedores de serviços de viagens, distribuindo as solicitações para incentivar a concorrência e buscar as melhores condições de mercado. Essa estratégia visa otimizar custos e aumentar a flexibilidade na gestão de viagens. Embora a gestão manual possa ser complexa, a tecnologia atua como um catalisador essencial, centralizando e automatizando a comparação de ofertas.
A gestão de viagens corporativas é um pilar estratégico para muitas empresas, e a escolha do modelo de agenciamento impacta diretamente a eficiência operacional e o controle orçamentário. Historicamente, a relação monoagência foi o padrão, mas as demandas por maior flexibilidade, transparência e otimização de custos têm levado gestores a questionar se o modelo multiagência de viagens corporativas não seria uma solução mais alinhada às necessidades atuais.
Este artigo explora os desafios dos modelos tradicionais e analisa as características de uma abordagem multiagência, considerando sua viabilidade e impactos na gestão de viagens.
Os desafios do modelo monoagência
O modelo de agência única, embora ofereça simplicidade na gestão de relacionamento, apresenta desafios significativos que podem comprometer a otimização de custos e a agilidade. As empresas que operam com uma única agência de viagens corporativas enfrentam, por vezes, limitações inerentes a essa estrutura:
- Dependência: A concentração de todo o volume de viagens em um único fornecedor pode gerar uma dependência excessiva, dificultando a negociação e a busca por melhores condições. A empresa fica suscetível às práticas comerciais daquela agência.
- Ausência de concorrência: Sem a competição direta entre fornecedores, há menos incentivo para a agência oferecer as tarifas mais competitivas ou inovar nos serviços. Isso pode resultar em custos mais elevados para a empresa ao longo do tempo.
- Flexibilidade limitada: A capacidade de se adaptar rapidamente a mudanças no mercado, como flutuações de preços ou a emergência de novas tecnologias, pode ser comprometida. A agência única pode não ter acesso a todas as opções ou não estar equipada para reagir com a mesma agilidade de um ambiente competitivo.
- Dificuldade em auditar serviços: A validação de que as melhores tarifas foram realmente obtidas pode ser um processo complexo e moroso, pois não há um comparativo direto com outras ofertas de mercado em tempo real. Veja mais detalhes sobre essa comparação em Agência de Viagens Corporativas x Marketplace.
O que é o modelo multiagência de viagens corporativas?
O modelo multiagência de viagens corporativas é uma abordagem que permite à empresa trabalhar simultaneamente com múltiplos fornecedores de serviços de viagens. Em vez de consolidar todas as demandas em uma única agência, a organização distribui suas solicitações, incentivando a concorrência e a busca pelas melhores condições de mercado. Essa estrutura pode assumir diferentes formatos, desde a gestão manual de diversas agências até o uso de plataformas tecnológicas que centralizam essa interação.
Os principais benefícios potenciais incluem:
- Otimização de custos: A competição entre agências tende a forçar a oferta das tarifas mais vantajosas e melhores condições de serviço.
- Maior flexibilidade: A empresa ganha mais opções e pode se adaptar rapidamente a cenários de mercado variáveis, aproveitando diferentes especialidades de cada agência.
- Transparência: A comparação de ofertas de múltiplos fornecedores permite uma visão clara das opções disponíveis e dos custos associados.
- Redução de riscos: A diversificação de fornecedores diminui a dependência de um único player, mitigando riscos operacionais e de serviço.
A tecnologia como catalisador do modelo multiagência
A implementação manual de um modelo multiagência pode ser complexa e exigir muitos recursos de gestão. É neste ponto que a tecnologia se torna um facilitador essencial. Plataformas de gestão de viagens corporativas que operam como marketplaces multiagência, como a Loupit, atuam como um ponto central onde múltiplas agências e fornecedores competem em tempo real pela mesma solicitação de viagem (aéreo, hotel, carro, ônibus).
Essa abordagem resolve os desafios da gestão manual e amplifica os benefícios do modelo multiagência, proporcionando:
- Comparação em tempo real: A tecnologia permite que o sistema compare automaticamente as ofertas de diversas agências homologadas, apresentando as melhores opções de acordo com a política de viagens da empresa. A ferramenta exibe uma comparação ao vivo de tarifas.
- Governança e controle: Mesmo com múltiplas fontes, a plataforma assegura que a política de viagens seja aplicada rigorosamente a todas as opções, mantendo a governança e o controle dos gastos. O módulo de governança é integral.
- Eficiência operacional: Fluxos de aprovação automatizados, integração com centros de custo e a possibilidade de remarcação de viagem online (comparando remarcar versus comprar novo bilhete) simplificam o processo para viajantes e gestores.
- Recursos adicionais: Além da busca e compra, plataformas como a Loupit oferecem funcionalidades como SkyAlert para queda de preço, calendário de tarifas, gestão de despesas (expense) com leitura por IA, reembolso de quilometragem, mobilidade urbana, e relatórios detalhados para análise de gastos. Também oferecem atendimento humano 24x7 trilíngue.
- Transparência financeira: Com a oferta de cashback em compras de hotel dentro e fora da política de viagens, as empresas podem reverter parte dos gastos em benefícios para seus viajantes, promovendo engajamento e conformidade.
Como uma plataforma multiagência funciona na prática
Uma plataforma de viagens corporativas que adota o modelo multiagência funciona como um ecossistema. A empresa não emite os bilhetes diretamente, mas a Loupit seleciona agências parceiras, que são responsáveis pela emissão. Os usuários da plataforma fazem suas solicitações, e o sistema busca em tempo real as melhores ofertas entre as agências e fornecedores homologados, apresentando-as ao usuário dentro da política da empresa.
Esse sistema garante que a empresa sempre terá acesso às tarifas mais competitivas e a um leque de opções mais amplo, sem a necessidade de gerenciar múltiplos contratos ou fazer comparações manuais. A tecnologia automatiza a competição, transformando o que antes era um processo complexo em uma operação otimizada.
Para o CFO, gestor de compras ou RH, isso se traduz em controle orçamentário mais apurado, conformidade com as políticas internas e, potencialmente, em economias significativas. Dados da ABRACORP para 2022 indicam que o setor de viagens corporativas no Brasil demonstrou uma recuperação expressiva, atingindo um faturamento de R$ 11,8 bilhões ABRACORP, 2023. Neste cenário, a otimização de cada real gasto torna-se ainda mais relevante.
O modelo multiagência, quando suportado por uma plataforma tecnológica robusta, oferece uma resposta eficaz aos desafios da gestão de viagens corporativas, posicionando-se como uma evolução em relação às abordagens tradicionais.
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Perguntas frequentes
O que é o modelo multiagência de viagens corporativas?
O modelo multiagência permite que uma empresa trabalhe com múltiplos fornecedores de serviços de viagens simultaneamente. Isso significa distribuir as solicitações de viagens entre diferentes agências para fomentar a concorrência e obter as melhores condições.
Quais os principais benefícios de adotar um modelo multiagência na gestão de viagens?
Os benefícios incluem otimização de custos devido à competição entre agências, maior flexibilidade para se adaptar a diferentes cenários, transparência na comparação de ofertas e redução de riscos ao não depender de um único fornecedor.
Como a tecnologia facilita a implementação do modelo multiagência?
Plataformas de gestão de viagens corporativas centralizam a interação com múltiplas agências, comparando ofertas em tempo real e garantindo a aplicação da política de viagens. Elas automatizam processos e oferecem recursos como remarcação de viagem online e gestão de despesas, tornando o modelo multiagência viável e eficiente.