Compreender o custo real de uma viagem corporativa vai além da tarifa de passagem ou hospedagem. Elementos como taxas, taxas de serviço, custos de remarcação e o impacto do no-show afetam o orçamento de forma significati
Compreender o custo real de uma viagem corporativa vai além da tarifa de passagem ou hospedagem. Elementos como taxas de serviço, custos de remarcação e o impacto do no-show afetam o orçamento de forma significativa. Adicionalmente, o tempo despendido pela equipe interna na gestão e aprovação dessas viagens representa um custo indireto que frequentemente é subestimado, mas que impacta a produtividade e os resultados financeiros da empresa.
Custos diretos além da tarifa
Ao analisar o custo de uma viagem corporativa, é essencial considerar os componentes que se somam à tarifa base. Estes incluem:
- Taxas de Embarque e Aeroportuárias: Impostos e tarifas cobrados por aeroportos e governos, que variam conforme o destino e o tipo de voo. Para voos domésticos no Brasil, estas taxas podem representar uma parcela considerável do custo total da passagem aérea.
- Taxas de Serviço (Fee de Agência): Valores cobrados pelas agências de viagens para cobrir os custos operacionais e o lucro pela prestação de serviços. O modelo de cobrança pode variar, indo de um percentual sobre a transação a um valor fixo por bilhete ou por serviço, ou ainda um fee de gestão mensal. Estas taxas são parte integrante do custo da intermediação e gestão da viagem.
- Taxas de Remarcação e Cancelamento: Quando alterações são necessárias, as companhias aéreas e hotéis aplicam taxas. Além disso, as agências podem cobrar um fee de serviço adicional para processar essas alterações. A remarcação de viagem online, por exemplo, pode mitigar esses custos adicionais ao agilizar o processo e oferecer mais opções.
- No-show: A não-utilização de uma passagem aérea ou reserva de hotel sem cancelamento prévio resulta na perda total do valor pago, sem direito a reembolso na maioria dos casos. O no-show é um custo direto e evitou, que pode ser atenuado com políticas claras e ferramentas de acompanhamento.
Custos indiretos e o impacto do tempo da equipe
Para CFOs e gestores, a otimização de custos em viagens corporativas não se resume apenas aos valores transacionados. O tempo de trabalho de colaboradores dedicados à gestão dessas viagens representa um custo indireto que merece atenção. Este tempo pode ser dividido em:
- Tempo de Pesquisa e Reserva: Colaboradores, seja o próprio viajante ou um assistente, dedicam horas à busca das melhores opções de voos, hotéis e carros, comparando preços e condições em diferentes plataformas.
- Tempo de Aprovação: A formalização e aprovação de cada viagem, muitas vezes envolvendo múltiplos níveis hierárquicos e centros de custo, podem ser demoradas, especialmente em processos manuais ou descentralizados.
- Tempo de Gestão de Políticas: A supervisão do cumprimento da política de viagens e a gestão de exceções exigem tempo e atenção, podendo gerar atritos e ineficiências se não houver clareza nas regras.
- Tempo de Conciliação e Reembolso: A etapa de prestação de contas, com a coleta de comprovantes, conferência e processamento de reembolsos (incluindo reembolso de quilometragem e mobilidade urbana), é um processo burocrático que consome tempo da equipe financeira e dos próprios viajantes. Ferramentas que automatizam o expense com leitura de comprovantes por IA podem reduzir significativamente este impacto.
A complexidade da gestão de fornecedores
Empresas com alto volume de viagens corporativas frequentemente lidam com múltiplos fornecedores – diversas agências de viagens, companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras de veículos. A negociação e a gestão desses contratos são complexas, e a falta de uma visão consolidada pode dificultar a obtenção de melhores condições e o monitoramento do gasto total.
A centralização e padronização dos processos podem ser desafiadoras, mas são cruciais para a eficiência. Para uma compreensão mais aprofundada sobre como gerenciar todos esses aspectos, consulte nosso guia completo: Viagens corporativas: guia completo para empresas e viajantes.
Como a tecnologia endereça o custo real de uma viagem corporativa
Plataformas de gestão de viagens corporativas buscam transformar este cenário complexo, oferecendo soluções que impactam diretamente o custo real da viagem. Um marketplace multiagência, por exemplo, oferece uma abordagem que visa otimizar a aquisição de serviços de viagem.
#### Otimização através de um marketplace multiagência
Um marketplace multiagência, como a Loupit, opera conectando a demanda da empresa a várias agências de viagens homologadas. Isso significa que, para cada solicitação de viagem (aéreo, hotel, carro, ônibus), múltiplas agências competem em tempo real para oferecer as melhores tarifas e condições, tudo dentro da política de viagens da empresa. A empresa mantém o poder de escolha das agências com as quais trabalha, enquanto a plataforma facilita a comparação ao vivo e a emissão.
Este modelo impacta o custo real da viagem de várias maneiras:
- Redução de Custos Diretos: A competição entre agências tende a pressionar os preços para baixo, resultando em tarifas mais competitivas e possivelmente fees de agência mais atrativos. A visibilidade de múltiplas opções permite identificar a melhor relação custo-benefício. Além disso, ferramentas como o calendário de tarifas e o SkyAlert de queda de preço auxiliam na identificação do melhor momento para comprar.
- Eficiência Operacional: A automatização de processos – desde a busca e reserva até a aprovação e o expense – reduz significativamente o tempo que a equipe interna dedicaria a essas tarefas. Com a política de viagens aplicada na ferramenta e o fluxo de aprovação configurado, o processo é agilizado e a conformidade é elevada. Isso libera tempo para atividades estratégicas.
- Transparência e Controle: A centralização dos dados em relatórios e dashboards permite uma visão clara dos gastos, facilitando a análise e a identificação de oportunidades de economia. A integração com ERPs otimiza ainda mais a gestão financeira. Para mais detalhes sobre como aprimorar a governança, veja nossa página sobre governança em viagens corporativas.
- Melhor Gestão de Eventualidades: A capacidade de realizar remarcação online de forma eficiente, comparando os custos de remarcar versus comprar um novo bilhete, ajuda a mitigar o impacto financeiro de mudanças de planos. O atendimento humano 24x7 trilíngue complementa a tecnologia em situações que exigem suporte personalizado.
- Incentivo ao Viajante: Recursos como o cashback em compras de hotel incentivam o viajante a escolher opções dentro da política da empresa. O viajante recebe 2% de cashback para estadias dentro da política e 1% para fora da política (calculado sobre a diária, sem taxas e impostos), que pode ser usado em viagens pessoais.
Ao consolidar a gestão de viagens em uma única plataforma que reúne as melhores ofertas de diversas agências, as empresas podem ter um controle mais preciso sobre cada elemento que compõe o custo real de uma viagem corporativa, transformando um gasto complexo em um investimento mais estratégico e otimizado.
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