Eventos, feiras e congressos: por que a diária triplica na cidade inteira

O aumento do preço de hotéis em cidades com grandes eventos é um desafio para gestores de viagens corporativas, impulsionado pela oferta e demanda.

Resposta rápida

O preço de hotéis em cidades com eventos, feiras e congressos triplica devido à lei da oferta e demanda, onde um influxo massivo de visitantes supera a oferta fixa de quartos, permitindo que os hotéis apliquem estratégias de precificação dinâmica. Essa dinâmica não se limita aos hotéis próximos, mas se espalha pela cidade, afetando também outros serviços. Para mitigar os custos, é essencial planejamento antecipado e estratégias proativas.

A oscilação do preço de hotel em eventos e feiras é um desafio constante para gestores de viagens corporativas, compras, RH e CFOs. Em cidades que sediam grandes congressos, shows ou competições esportivas, não é raro observar diárias hoteleiras que triplicam de valor, impactando diretamente o orçamento de viagens. Essa dinâmica não é aleatória, mas sim resultado de uma combinação de fatores de mercado que agem em conjunto, elevando os custos de hospedagem de forma significativa em toda a região afetada.

Dinâmica da oferta e demanda hoteleira

O principal motor por trás do aumento do preço de hotel em eventos e feiras é a lei da oferta e demanda. Quando um evento de grande porte é anunciado, a cidade espera um influxo massivo de visitantes. Este aumento súbito e concentrado na demanda por hospedagem rapidamente supera a oferta disponível de quartos, mesmo em grandes metrópoles.

• Demanda Concentrada: Um único evento pode atrair dezenas ou centenas de milhares de pessoas simultaneamente.
• Oferta Fixa no Curto Prazo: A capacidade hoteleira de uma cidade (número de quartos) é fixa no curto prazo. Não é possível construir novos hotéis ou expandir rapidamente os existentes para atender a picos de demanda.
• Previsibilidade do Ponto Alto: Os hotéis e plataformas de reserva têm acesso a calendários de eventos, permitindo-lhes antecipar períodos de alta demanda e ajustar suas políticas de precificação.

Essa previsibilidade, combinada com a oferta limitada, permite que os estabelecimentos hoteleiros apliquem estratégias de precificação dinâmica, visando maximizar suas receitas durante esses períodos de alta ocupação garantida.

Estratégias de precificação dos hotéis

Hotéis utilizam algoritmos sofisticados e equipes de revenue management para otimizar suas tarifas. Em períodos de eventos, essas estratégias são intensificadas.

• Precificação Dinâmica: As tarifas não são fixas; elas mudam constantemente com base na ocupação, na demanda projetada e até mesmo nos preços dos concorrentes. Quando a demanda por um evento é alta, os sistemas automaticamente elevam os preços.
• Restrições de Estadia Mínima: É comum que hotéis imponham requisitos de estadia mínima de duas ou três noites durante grandes eventos, para garantir ocupação por mais tempo e aumentar o valor total da reserva.
• Venda Antecipada com Descontos Reduzidos: Embora seja possível encontrar tarifas ligeiramente melhores reservando com antecedência, os descontos tendem a ser menores e a disponibilidade mais limitada para períodos de eventos, já que o hotel tem confiança na venda de todos os quartos a preços elevados.
• Pacotes Especiais: Alguns hotéis podem oferecer pacotes que incluem outros serviços (transporte, ingressos para o evento), que, embora convenientes, geralmente vêm com um preço premium.

Impacto geográfico e setorial

O aumento do preço de hotel em eventos e feiras não se limita apenas aos hotéis próximos ao local do evento. A elevação se espalha pela cidade e pode afetar diversos setores.

• Efeito Cascata: Com a ocupação dos hotéis centrais ou próximos ao evento, a demanda se move para bairros adjacentes e, eventualmente, para toda a cidade. Isso leva a um aumento generalizado das diárias, mesmo em estabelecimentos mais distantes.
• Outros Serviços: A alta demanda não afeta apenas a hospedagem. O preço de passagens aéreas, aluguel de carros e até mesmo de mobilidade urbana e restaurantes pode ser influenciado pela chegada massiva de visitantes.
• Competição Reduzida: Em períodos de alta demanda, a concorrência entre hotéis por clientes é menor. Eles sabem que os quartos serão preenchidos, o que reduz a pressão para oferecer tarifas mais competitivas.

Como empresas podem mitigar custos elevados

Gerenciar o impacto do aumento do preço de hotel em eventos e feiras exige planejamento e estratégias proativas. Embora seja difícil eliminar completamente os picos de preço, é possível minimizá-los.

1. Planejamento Antecipado: Reservar passagens e hospedagem com a maior antecedência possível é crucial. Isso permite acesso a um maior leque de opções e tarifas antes que a maioria dos quartos seja vendida ou os preços comecem a subir drasticamente.
2. Negociação com Hotéis: Para empresas que frequentam os mesmos eventos anualmente ou enviam um grande número de colaboradores, pode ser vantajoso negociar tarifas corporativas preferenciais diretamente com hotéis ou redes hoteleiras que operam na cidade.
3. Flexibilidade de Localização: Considerar hospedagem em bairros ligeiramente mais distantes, mas com boa conexão de transporte público, pode resultar em economias significativas.
4. Uso de Plataformas com Comparação de Preços: Utilizar uma plataforma que compara tarifas de diversas agências e fornecedores em tempo real, como um marketplace multiagência, pode expor as melhores opções disponíveis no momento da reserva. A comparação ao vivo de tarifas permite encontrar as diárias mais competitivas, mesmo em períodos de alta.
5. Políticas de Viagem Claras: Estabelecer uma política de viagens corporativas robusta, com limites de diárias e opções de hotéis pré-aprovadas, garante que os viajantes se mantenham dentro do orçamento, mesmo em períodos desafiamento. Acesse modelos e orientações sobre governança em viagens corporativas.
6. Aproveitamento de Benefícios: Algumas plataformas oferecem benefícios como cashback em hospedagens, o que pode ajudar a reverter parte do custo para o viajante ou para a empresa, dependendo da política. Saiba mais sobre cashback em viagens corporativas.

Ao compreender os mecanismos de precificação e adotar uma abordagem estratégica, as empresas podem proteger seus orçamentos de viagem e garantir que a participação em eventos importantes continue sendo financeiramente viável.

Conclusão

O aumento do preço de hotel em eventos e feiras é uma realidade do mercado hoteleiro, impulsionado pela dinâmica de oferta e demanda e pelas estratégias de precificação. Adotar uma gestão de viagens corporativas proativa, com planejamento e ferramentas adequadas, é fundamental para mitigar os custos e otimizar os investimentos da empresa em eventos.

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Perguntas frequentes

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