A estratégia de ter duas agências de viagens corporativas, embora visa reduzir custos, pode introduzir desafios significativos na gestão e na eficiência operacional.
Resposta rápida
Ter duas agências de viagens corporativas busca a redução de custos e diversificação de serviço através da concorrência, mas frequentemente resulta em desafios de gestão e aumento de custos indiretos. A fragmentação de dados, dificuldade na aplicação da política e a duplicação de esforços podem superar os benefícios da concorrência isolada. Uma solução mais eficiente é a adoção de um marketplace multiagência, que centraliza a gestão e promove a competição dinâmica.
A gestão de viagens corporativas é um pilar estratégico para muitas empresas, e a escolha do modelo de agenciamento impacta diretamente custos e eficiência. CFOs, gestores de viagens, compras e RH frequentemente se questionam sobre a eficácia de ter duas agências de viagens corporativas. A premissa é que a concorrência entre fornecedores pode levar a melhores tarifas e serviços. Contudo, essa estratégia pode introduzir desafios significativos que merecem análise cuidadosa.
A Lógica por Trás da Estratégia de Duas Agências
Empresas que optam por trabalhar com duas agências geralmente o fazem buscando:
- Redução de Custos: Acredita-se que a concorrência direta entre as agências incentive a oferta de tarifas mais competitivas e a negociação de condições mais favoráveis.
- Diversificação de Serviço: A ideia é ter acesso a diferentes portfólios de fornecedores, expertises e, possivelmente, tecnologias distintas, cobrindo um leque maior de necessidades.
- Reserva de Capacidade: Em caso de falha de uma agência ou pico de demanda, a outra estaria disponível para suprir as necessidades da empresa.
- Benchmarking de Performance: Comparar o desempenho e a qualidade do serviço de ambas as agências para identificar a mais eficiente.
Desafios da Gestão de Múltiplas Agências
Embora os objetivos sejam válidos, a implementação de uma estratégia multiagência tradicional pode gerar complexidades operacionais e de gestão que, em vez de reduzir custos, os elevam indiretamente.
- Fragmentação de Dados e Relatórios: Gerenciar dados de duas fontes distintas dificulta a consolidação de informações para relatórios e análises. A visão unificada dos gastos, da conformidade com a política e do comportamento dos viajantes torna-se complexa, impactando a capacidade de negociação com fornecedores aéreos e hoteleiros.
- Dificuldade na Aplicação da Política de Viagens: Garantir que a política de viagens corporativas seja aplicada de forma consistente por ambas as agências exige esforço redobrado. Divergências na interpretação ou na aplicação podem levar a exceções indevidas e gastos não controlados.
- Duplicação de Esforços e Processos: A empresa precisa gerir dois contratos, dois pontos de contato, dois sistemas de faturamento e, muitas vezes, duplicar treinamentos para os colaboradores. Isso consome tempo e recursos internos que poderiam ser alocados em atividades mais estratégicas.
- Perda de Poder de Negociação: Ao dividir o volume de viagens entre duas agências, a empresa pode não atingir o patamar de volume necessário com nenhuma delas para conseguir as melhores condições e descontos com companhias aéreas e redes hoteleiras.
- Experiência do Viajante Inconsistente: A qualidade do atendimento e os processos de reserva podem variar entre as agências, resultando em uma experiência inconsistente para os viajantes e, potencialmente, em frustração.
A Solução da Gestão Centralizada com Competição Dinâmica
Em vez de fatiar o volume entre duas agências de viagens corporativas de forma tradicional, uma abordagem mais eficiente é a de um marketplace multiagência. Este modelo centraliza a gestão e o controle, enquanto promove a competição entre diversas agências de forma transparente e em tempo real.
Um marketplace como a Loupit atua como uma plataforma onde diversas agências de viagens, homologadas pela plataforma, competem pela mesma solicitação de viagem (aéreo, hotel, carro, ônibus). A empresa cliente continua tendo o controle sobre quais agências deseja que participem da concorrência, mas toda a interação e transação ocorrem em um único ambiente.
Como um Marketplace Multiagência Otimiza a Gestão e Reduz Custos
- Comparação ao Vivo de Tarifas: A essência do marketplace é a capacidade de ver, em tempo real, as ofertas de múltiplas agências e fornecedores. Isso garante que a empresa sempre acesse a opção mais competitiva para cada trecho, sem a necessidade de múltiplos orçamentos manuais. Consulte mais sobre a comparação ao vivo.
- Governança Centralizada: A política de viagens é configurada uma única vez na plataforma e aplicada automaticamente a todas as ofertas e reservas. Isso garante conformidade total, independentemente da agência que emitiu o bilhete. Saiba mais sobre governança e modelos de política.
- Relatórios e Análise Unificados: Todos os dados de viagens, de todas as agências participantes, são consolidados em um único dashboard. Isso facilita a análise de gastos, a identificação de padrões e a negociação com fornecedores, permitindo uma visão completa e precisa. Entenda os relatórios e análise de gastos.
- Otimização de Processos: Desde a solicitação até a aprovação e a emissão, todos os passos são padronizados e automatizados dentro da plataforma. O fluxo de aprovação é configurável, e funcionalidades como a remarcação de viagem online (comparando remarcar x comprar novo bilhete) e o calendário de tarifas simplificam a gestão. Explore as funcionalidades de remarcação e calendário de tarifas.
- Atendimento Humano e Tecnológico: A plataforma oferece recursos tecnológicos avançados, como o SkyAlert para queda de preços, e integrações com ERPs, mas mantém o suporte humano 24x7 e trilíngue quando necessário. Veja as integrações com ERP.
- Recursos para Redução de Gastos Indiretos: Ferramentas como expense com leitura de comprovantes por IA, reembolso de quilometragem e gestão de mobilidade urbana centralizam outros custos relacionados à viagem, proporcionando maior controle. Conheça o expense, reembolso de km e mobilidade urbana.
- Cashback como Benefício: Em compras de hotel dentro da política de viagens, o viajante pode receber 2% de cashback, e 1% fora da política (calculado sobre a diária, sem taxas/impostos), um incentivo adicional para conformidade e satisfação. Mais informações sobre cashback em viagens corporativas.
Marketplace Multiagência vs. Monoagência Tradicional
Para clarificar a distinção entre os modelos, observe a comparação:
| Característica | Modelo Monoagência Tradicional | Modelo de Duas Agências Tradicional | Marketplace Multiagência |
|---|---|---|---|
| Competição de Tarifas | Limitada à agência única | Duas agências independentes | Múltiplas agências em tempo real |
| Gestão de Fornecedores | Um contrato, um contato | Dois contratos, dois contatos | Uma plataforma, múltiplos fornecedores |
| Controle da Política | Pela agência, com supervisão | Duplicado, inconsistente | Centralizado e automatizado |
| Consolidação de Dados | Simplificada | Complexa, manual | Automática e unificada |
| Poder de Negociação | Baseado no volume total | Fragmentado, reduzido | Baseado no volume total gerenciado pela plataforma |
| Experiência do Viajante | Consistente (uma agência) | Variável (duas agências) | Consistente (plataforma única) |
| Otimização de Custos | Depende da negociação | Pode gerar custos indiretos | Concorrência contínua, tecnologia |
Conclusão
A estratégia de ter duas agências de viagens corporativas visando reduzir custos pode, na prática, gerar mais complexidade do que economia real. A fragmentação de dados, a dificuldade na aplicação da política e a duplicação de processos geralmente superam os benefícios da concorrência isolada. A adoção de um marketplace multiagência oferece os benefícios da competição entre fornecedores sem os entraves da gestão fragmentada, centralizando o controle, otimizando processos e promovendo a transparência para uma gestão de viagens corporativas mais eficiente e econômica.
Perguntas frequentes
Por que algumas empresas optam por ter duas agências de viagens corporativas?
Empresas optam por essa estratégia buscando a redução de custos através da concorrência, diversificação de serviços e acesso a diferentes expertises, reserva de capacidade em caso de falhas e para realizar benchmarking de performance entre elas.
Quais são os principais desafios de gerenciar múltiplas agências de viagens?
Os desafios incluem fragmentação de dados e relatórios, dificuldade na aplicação consistente da política de viagens, duplicação de esforços operacionais e administrativos, perda de poder de negociação devido à divisão do volume de viagens e uma experiência inconsistente para os viajantes.
Como um marketplace multiagência resolve os problemas de ter duas agências?
Um marketplace multiagência centraliza a gestão em uma única plataforma, permitindo a competição dinâmica entre várias agências para cada solicitação de viagem. Isso garante comparação de tarifas em tempo real, governança centralizada, relatórios unificados, otimização de processos e manutenção do poder de negociação.
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