Trocar de agência de viagens corporativas é possível sem interrupção operacional. Este guia detalha o planejamento para uma transição suave, garantindo a continuidade das viagens essenciais.
Resposta rápida
Trocar de agência de viagens corporativas sem interromper a operação da empresa é um processo que exige planejamento detalhado, desde a avaliação da agência atual até a implementação e monitoramento da nova parceria. É fundamental garantir a comunicação interna e externa, mapear processos e políticas, e selecionar a agência ou modelo multiagência que melhor atenda aos objetivos da empresa.
- Avalie a agência atual e defina objetivos claros para a mudança.
- Crie um cronograma e planeje a comunicação com todas as partes envolvidas.
- Selecione a nova agência considerando tecnologia, custo-benefício e suporte.
- Gerencie a implementação com migração de dados, treinamento e um possível período de convivência.
A necessidade de trocar de agência de viagens corporativas é uma realidade para muitas empresas que buscam otimizar custos, aprimorar o atendimento ou obter acesso a novas tecnologias. Contudo, a perspectiva de interromper as operações de viagem durante o processo de transição pode ser um fator de hesitação. Este artigo detalha um planejamento eficaz para assegurar uma mudança suave, sem comprometer a fluidez das viagens essenciais para o negócio.
Avaliação da agência atual e definição de objetivos
Antes de iniciar a busca por uma nova agência, é fundamental compreender os motivos que levam à mudança e os objetivos esperados. Esta etapa exige uma análise criteriosa do contrato atual, do nível de serviço e do impacto da agência na operação da empresa.
Identificação de deficiências
Analise as principais falhas da agência atual. Isso pode incluir:
- Problemas de atendimento: Lentidão na resposta, falta de proatividade, dificuldade em resolver imprevistos.
- Falta de tecnologia: Sistemas desatualizados, ausência de ferramentas de autogestão ou relatórios ineficazes.
- Custos elevados: Tarifas não competitivas, taxas excessivas, dificuldade na negociação de acordos corporativos.
- Não conformidade com a política de viagens: Dificuldade em garantir o cumprimento das regras internas.
Definição de requisitos para a nova parceria
Com base nas deficiências identificadas e nas necessidades da empresa, liste os requisitos prioritários para a nova agência. Isso pode envolver um sistema mais robusto com comparação de tarifas em tempo real, capacidade de automação de processos como aprovação e reembolso ([/expense]), ou um modelo de atendimento mais ágil e personalizado.
Planejamento da transição e cronograma
Uma transição bem-sucedida depende de um planejamento detalhado e de um cronograma realista. O objetivo é criar um plano de ação que minimize qualquer impacto nas viagens agendadas e na rotina dos viajantes.
Comunicação interna e externa
Informe as equipes impactadas – viajantes, gestores e departamentos de RH/Finanças – sobre a mudança iminente. Prepare uma comunicação clara sobre o porquê da troca, os benefícios esperados e os próximos passos. Comunique a decisão à agência atual com antecedência, seguindo os termos contratuais, para garantir uma transição colaborativa, especialmente na transferência de informações e dados históricos.
Mapeamento de processos e políticas
Documente todos os processos atuais de solicitação, aprovação, emissão e reembolso de viagens. Revise e atualize a política de viagens corporativas da empresa, garantindo que ela esteja alinhada aos novos objetivos e às capacidades da agência potencial. A padronização da política é fundamental para a governança das viagens ([/governanca]) e pode ser otimizada com modelos de política ([/modelos]).
Seleção da nova agência ou modelo multiagência
A escolha do novo parceiro é um dos passos mais críticos. Avalie as opções disponíveis, considerando o modelo de atuação e as soluções oferecidas.
Modelos de agência e travel techs
Existem diferentes modelos no mercado:
- Agências tradicionais: Oferecem atendimento personalizado, mas podem ter limitações tecnológicas.
- Travel Management Companies (TMCs): Geralmente maiores, com mais recursos e tecnologia, focadas na gestão de custos e conformidade.
- Marketplaces multiagência: Plataformas que agregam várias agências parceiras, permitindo a comparação de tarifas e serviços em tempo real. Isso oferece maior competitividade e opções de escolha ao cliente, que continua escolhendo com quais agências trabalha. Uma travel tech como a Loupit atua nesse modelo, centralizando a gestão enquanto as agências homologadas competem para oferecer as melhores condições.
Para aprofundar as diferenças, considere o artigo sobre agência ou marketplace de viagens corporativas.
Critérios de seleção
- Tecnologia e automação: Capacidade de integrar-se a ERPs ([/integracao-erp]), oferecer autogestão, remarcação online ([/remarcacao]) e relatórios de gastos ([/relatorios-e-analise-de-gastos]).
- Custo-benefício: Análise de taxas, tarifas e potenciais economias, como com o calendário de tarifas ou o SkyAlert para queda de preços.
- Atendimento e suporte: Disponibilidade 24x7, qualidade da equipe e canais de comunicação.
- Flexibilidade e personalização: Adaptação às necessidades específicas da sua empresa, incluindo funcionalidades como reembolso de quilometragem ([/reembolso-de-km]) ou mobilidade urbana ([/mobilidade]).
Implementação e fase de transição
Com a nova agência selecionada, a fase de implementação deve ser cuidadosamente gerenciada para evitar disrupções.
Migração de dados e informações
Garanta que todos os dados essenciais sejam transferidos da agência antiga para a nova. Isso inclui perfis de viajantes, preferências, histórico de viagens e políticas corporativas. Uma plataforma robusta pode facilitar a importação desses dados, minimizando o trabalho manual.
Treinamento e adaptação
Promova sessões de treinamento para os viajantes e gestores sobre o uso da nova plataforma e os novos processos. A familiarização antecipada é crucial para a adoção e para evitar erros iniciais. Recursos como perguntas frequentes ([/perguntas-frequentes]) podem ser úteis nesse período.
Período de convivência
Considere um período de coexistência, se possível, onde a agência antiga e a nova operam em paralelo por um tempo limitado. Isso permite resolver eventuais problemas antes da transição completa e garante que nenhuma viagem seja perdida ou atrasada. Por exemplo, a agência antiga pode finalizar as viagens já emitidas, enquanto a nova assume novas reservas.
Monitoramento e otimização pós-transição
Após a mudança, o trabalho continua. É preciso monitorar o desempenho da nova agência e fazer ajustes sempre que necessário.
Avaliação contínua
Estabeleça indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar a eficácia da nova parceria. Isso inclui economia de custos, tempo de resposta, satisfação dos viajantes e conformidade com a política de viagens. Ferramentas de relatórios e dashboards são essenciais para essa análise.
Coleta de feedback
Incentive o feedback dos viajantes e gestores. Suas experiências são valiosas para identificar pontos de melhoria e garantir que a nova agência esteja realmente atendendo às expectativas da empresa.
Ajustes e melhorias
Use os dados coletados e o feedback para realizar ajustes. Uma parceria flexível permitirá otimizações contínuas nos processos e na utilização das ferramentas, maximizando o valor da nova solução de gestão de viagens corporativas. Considere, por exemplo, como programas de incentivo como cashback podem ser integrados para aumentar a satisfação dos viajantes.
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Perguntas frequentes
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