Negociar tarifas corporativas com companhias aéreas é fundamental para otimizar orçamentos e obter condições vantajosas, exigindo preparação e abordagem estruturada.
Resposta rápida
Negociar tarifas corporativas com companhias aéreas é uma estratégia essencial para empresas com alto volume de viagens, visando otimizar orçamentos e obter condições mais vantajosas. Este processo busca equilibrar economia com a qualidade do serviço, construindo parcerias que agregam valor a longo prazo, flexibilidade e benefícios para os viajantes. É fundamental ter um diagnóstico preciso do volume e perfil das viagens para uma negociação eficaz.
Para empresas com volume significativo de viagens, negociar tarifa corporativa com companhia aérea é uma estratégia essencial para otimizar orçamentos e obter condições mais vantajosas. Este processo exige preparação, entendimento do mercado e uma abordagem estruturada. Não se trata apenas de buscar o menor preço, mas de construir parcerias que agreguem valor no longo prazo, considerando flexibilidade, serviços e benefícios para os viajantes. O objetivo é equilibrar economia com a qualidade do serviço, garantindo que as necessidades da empresa sejam atendidas sem comprometer a eficiência das operações. Um bom acordo corporativo pode impactar diretamente a saúde financeira da empresa e a experiência dos colaboradores em trânsito.
Avaliação do volume e perfil de viagens da empresa
Antes de iniciar qualquer negociação, é fundamental ter um diagnóstico preciso do volume e do perfil das viagens corporativas da sua empresa. As companhias aéreas baseiam suas ofertas no potencial de receita que um cliente pode gerar.
Dados essenciais a serem levantados:
- Volume anual de voos: Número total de trechos voados por ano (ex: 200 voos de ida e 200 de volta = 400 trechos).
- Rotas mais frequentes: Destinos nacionais e internacionais com maior volume de tráfego. Voos diretos vs. com escalas.
- Classes de serviço: Proporção de viagens em econômica, econômica premium, executiva ou primeira classe.
- Períodos de viagem: Frequência de viagens em alta e baixa temporada, dias da semana mais utilizados.
- Companhias aéreas mais utilizadas: Histórico de preferência e por quê.
- Gastos anuais com passagens aéreas: Valor total despendido.
- Nível de flexibilidade necessário: Necessidade de remarcações frequentes, política de cancelamento, etc.
Esses dados podem ser extraídos de relatórios de sua agência de viagens, sistema de gestão de viagens corporativas ou planilhas internas. Quanto mais detalhada e consolidada for essa informação, maior será seu poder de barganha.
Tipos de acordos corporativos aéreos
As companhias aéreas oferecem diferentes estruturas de acordos para empresas. A escolha ideal depende do volume de viagens e do perfil de gastos.
Acordos baseados em volume
São os mais comuns e geralmente oferecem descontos percentuais sobre determinadas tarifas públicas em troca de um compromisso de volume de vendas. Os descontos podem ser aplicados a classes específicas ou rotas.
- Target ou Tier Agreement: A empresa se compromete a atingir um determinado volume de gastos ou número de passageiros/trechos em um período. Quanto maior o volume, maiores os descontos. Podem ser estabelecidas metas escalonadas, com descontos crescentes.
- Acordo de Desconto Fixo: Um percentual fixo de desconto é aplicado sobre tarifas elegíveis, independentemente do volume atingido, mas com um volume mínimo esperado.
Acordos baseados em tarifas negociadas
Nesses acordos, a companhia aérea oferece tarifas específicas, muitas vezes mais flexíveis, que não estão disponíveis ao público geral. Essas tarifas podem ter condições diferenciadas de remarcação e cancelamento.
Acordos com benefícios adicionais
Além dos descontos, alguns acordos podem incluir:
- Upgrade de classe de serviço.
- Franquia de bagagem extra.
- Acesso a salas VIP para viajantes frequentes.
- Flexibilidade estendida para alterações ou cancelamentos.
- Programas de fidelidade com acúmulo de pontos diferenciado.
É importante entender que o objetivo da companhia aérea é garantir receita previsível. Portanto, quanto maior o compromisso da sua empresa, mais flexível a aérea tende a ser nas condições e nos benefícios.
O processo de negociação
Uma negociação eficaz envolve preparação e comunicação clara. Siga estes passos para maximizar suas chances de sucesso.
- Identifique companhias aéreas estratégicas: Baseado nos seus dados de viagens, liste as aéreas que operam suas rotas principais e que já são ou podem se tornar parceiras. Considere também companhias com voos diretos e horários convenientes.
- Prepare a proposta: Elabore um documento conciso apresentando o perfil de viagens da sua empresa (dados de volume, rotas, gastos) e o que você busca (descontos, flexibilidade, benefícios).
- Inicie o contato: Aborde os departamentos de vendas corporativas das companhias aéreas selecionadas. Utilize seu gestor de viagens ou agência de viagens corporativas para intermediar, pois eles já possuem relacionamentos estabelecidos.
- Apresente seus dados: Comunique o potencial de negócios de sua empresa de forma clara e objetiva. Mostre que você entende o mercado e seus próprios padrões de viagem.
- Negocie termos e condições: Discuta as taxas de desconto, as rotas aplicáveis, as classes de tarifa elegíveis, as condições de remarcação, cancelamento e outras cláusulas importantes. Não se limite apenas ao preço; a flexibilidade pode ser um valor crucial para a sua operação.
- Analise múltiplas propostas: Não se contente com a primeira oferta. Compare as propostas de diferentes companhias aéreas em termos de valor total, flexibilidade e cobertura das suas rotas.
- Revise o contrato: Certifique-se de que todos os termos negociados estejam explicitamente detalhados no contrato. Preste atenção à duração do acordo, cláusulas de revisão e rescisão.
Gestão e monitoramento contínuo
Um acordo corporativo não termina com a assinatura. É essencial gerenciar e monitorar seu desempenho para garantir que os benefícios sejam realizados e para se preparar para futuras renegociações.
- Monitoramento do compliance: Verifique se os viajantes estão utilizando as companhias aéreas e tarifas designadas no acordo. Ferramentas de gestão de viagens que aplicam a política de viagens de forma automática ajudam a garantir o compliance.
- Relatórios e análise: Utilize os relatórios de sua plataforma de gestão de viagens para acompanhar o volume de voos, gastos e economia gerada pelo acordo. Uma plataforma de gestão de viagens pode oferecer relatórios e dashboards detalhados.
- Reuniões periódicas: Mantenha contato regular com o representante da companhia aérea para revisar o desempenho do acordo, discutir ajustes e planejar o futuro.
- Adaptação: O mercado de aviação é dinâmico. Esteja preparado para reavaliar seu acordo em resposta a mudanças nas suas necessidades de viagem, no volume ou nas condições de mercado.
Para otimizar a gestão desses acordos, é útil contar com uma tecnologia que facilite o acompanhamento e a aplicação das tarifas negociadas, além de oferecer comparação ao vivo entre diferentes opções, garantindo que as tarifas corporativas sejam sempre as mais vantajosas quando comparadas a outras disponibilidades no mercado.
Considerações adicionais para CFOs e gestores
A negociação de tarifas corporativas vai além do custo direto. É preciso considerar o impacto na produtividade dos viajantes e na governança corporativa.
- Política de viagens: Certifique-se de que os acordos negociados estejam alinhados com sua política de viagens e que a plataforma de gestão de viagens a implemente automaticamente.
- Flexibilidade: Avalie o custo-benefício de tarifas mais flexíveis versus tarifas mais restritivas. A capacidade de fazer uma remarcação de viagem online sem custos adicionais pode gerar economia em situações de última hora.
- Relacionamento com agências de viagens: Uma agência de viagens corporativas experiente pode ser um aliado fundamental, utilizando seu poder de compra consolidado de múltiplos clientes para negociar em seu nome ou para complementar os acordos diretos da sua empresa.
Ao abordar a negociação de tarifas corporativas com companhias aéreas de forma estratégica, sua empresa pode alcançar uma redução significativa nos custos de viagens, mantendo ou até aprimorando a qualidade e a flexibilidade necessárias para suas operações.
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Perguntas frequentes
Como as empresas podem negociar tarifas aéreas corporativas de forma eficaz?
Para negociar tarifas aéreas corporativas de forma eficaz, as empresas devem primeiro realizar um diagnóstico preciso do volume e perfil de suas viagens. Isso inclui dados como volume anual de voos, rotas frequentes, classes de serviço e gastos, utilizando essas informações para apresentar uma proposta sólida às companhias aéreas.
Quais são os tipos de acordos corporativos que as companhias aéreas oferecem?
As companhias aéreas oferecem diferentes tipos de acordos corporativos, como os baseados em volume (Target ou Tier Agreement e Acordo de Desconto Fixo), onde descontos são aplicados em troca de um compromisso de volume. Também existem acordos baseados em tarifas negociadas, com condições mais flexíveis, e acordos com benefícios adicionais, como upgrades e acesso a salas VIP.
Por que é importante monitorar continuamente os acordos corporativos com companhias aéreas?
É importante monitorar continuamente os acordos corporativos para garantir que os benefícios negociados estejam sendo realizados e para se preparar para futuras renegociações. Isso envolve verificar o compliance dos viajantes, analisar relatórios de desempenho e manter reuniões periódicas com a companhia aérea para discutir ajustes e adaptar o acordo às mudanças do mercado e necessidades da empresa.