O modelo tradicional de concorrência entre agências compara o fee, que representa cerca de 1% do custo da viagem. Veja como montar um BID de viagens corporativas que compara os 100% e baixe a planilha para testar isso na sua empresa.
Por Patrick Tytgadt, especialista em travel tech e tecnologia para viagens corporativas.
Toda empresa que compra viagens já fez algum tipo de concorrência entre agências. Chamou três, quatro, cinco fornecedores, pediu proposta, comparou a planilha e escolheu. O problema é o que entrou nessa planilha: quase sempre só o fee — a taxa de serviço por transação. E o fee representa cerca de 1% do custo de uma viagem corporativa. Os outros 99% (a passagem aérea, a diária de hotel, a locação de carro, a passagem rodoviária) ficam de fora da comparação.
Este artigo mostra como fazer um BID de viagens corporativas que compara o custo inteiro, e não apenas a menor parte dele. No fim, você pode baixar a planilha que uso para demonstrar esse ponto: ela compara o fee de cada agência e deixa em branco, de propósito, os campos do valor real da viagem. Ir direto para a planilha.
O que é um BID de viagens corporativas
BID é a disputa por uma compra. No mercado de viagens, o termo é usado de duas formas bem diferentes.
Na forma tradicional, o BID é um processo de contratação que acontece a cada dois ou três anos: a empresa publica um RFP, recebe propostas de fee, negocia e assina contrato com uma agência de viagens corporativas. Depois disso, todas as viagens passam por aquele fornecedor único, no preço que ele oferecer no dia.
Na forma moderna, o BID acontece em cada cotação: quando alguém pesquisa um trecho aéreo, um hotel ou um carro, várias agências homologadas respondem em tempo real e a empresa escolhe olhando preço final, regras e disponibilidade lado a lado. É esse modelo que explico em detalhe na página o que é um BID.
O método antigo: comparar 1% do custo
No modelo de fornecedor único, a comparação se resume a uma linha de planilha.
| O que entra na comparação | O que fica de fora |
|---|---|
| Fee aéreo por transação | Preço final da passagem emitida |
| Fee de hotel por reserva | Diária efetivamente cobrada |
| Fee de locação e rodoviário | Tarifa do carro e do ônibus |
| SLA e atendimento | Variação de preço entre agências na mesma data |
O resultado é conhecido: a empresa negocia com afinco a taxa de serviço, comemora a redução do fee e continua sem saber se pagou o melhor preço em cada viagem — porque nunca houve uma segunda cotação para comparar. Reduzir o fee é ganhar sobre 1%. Não comparar o preço é abrir mão de disputar 99%.
O método novo: cada pesquisa vira um BID
A alternativa é transformar cada pesquisa em uma concorrência. Em um marketplace de viagens corporativas, várias agências homologadas recebem a mesma solicitação, respondem com preço final (já com fee), e o comprador vê tudo na mesma tela, com registro de quem cotou o quê e por quanto.
Isso muda três coisas na prática:
- A concorrência é permanente, não a cada dois anos.
- O critério de decisão passa a ser o custo total da viagem, não a taxa.
- Cada escolha fica auditável: dá para provar por que aquela opção foi comprada.
Passo a passo para montar o BID
- Defina o escopo real. Aéreo doméstico e internacional, hotel, locação, rodoviário, mobilidade urbana e eventos. Liste volumes por categoria, não só o total gasto.
- Homologue as agências, não escolha uma. Peça habilitação (documentação, licenças, cobertura, atendimento 24x7, integrações) e aprove todas as que cumprirem os requisitos. Duas ou três já criam disputa.
- Padronize o que será comparado. Preço final com fee incluído, regras tarifárias, política de bagagem, prazo de emissão, condições de remarcação e cancelamento.
- Fixe a janela de resposta. Em viagem corporativa, preço tem prazo de validade. Trabalhe com respostas em minutos, não em dias.
- Aplique a política de viagens antes da escolha. Antecedência, classe permitida, teto por cidade e alçadas de aprovação entram como filtro automático, e não como discussão depois da compra.
- Registre tudo. Toda cotação recebida, escolhida ou descartada, com data, hora e valor. É esse histórico que sustenta o savings na auditoria.
- Revise a homologação com frequência. Agência que não responde, atrasa emissão ou entrega preço fora de linha sai do grupo. Isso é curadoria contínua, não uma renovação bienal.
O papel da travel tech aqui é operacional: sem tecnologia conectando as agências, distribuindo a mesma solicitação e devolvendo as respostas comparáveis em tempo real, esse processo simplesmente não caberia no dia de quem trabalha. É por isso que o BID por cotação virou possível agora, e não dez anos atrás.
Exemplos de agências habilitadas
Duas agências que operam nesse modelo, com equipe dedicada a viagens corporativas e integração tecnológica:
- Uniglobe Pro — agência de viagens corporativas da rede Uniglobe no Brasil, com atendimento consultivo e operação integrada.
- Travel Manager AI — travel tech focada em automação e inteligência artificial aplicada à gestão de viagens corporativas.
Em um BID por cotação, agências como essas competem pela mesma reserva em vez de disputar apenas quem cobra a menor taxa no contrato.
Baixe a planilha do comparativo de fee
Criei uma planilha em Excel para você reproduzir a comparação tradicional e ver, sozinho, o que falta nela. Ela tem quatro abas: instruções, comparativo de fee por agência, os campos do valor real da viagem — que ficam em branco porque o modelo atual não pede esse dado — e um resumo automático mostrando o peso do fee no custo total.
A planilha está logo abaixo, é gratuita e você recebe o arquivo depois de preencher os dados da empresa.
Perguntas frequentes
O que é um BID de viagens corporativas?
É a disputa entre agências de viagens corporativas por uma compra. No modelo tradicional acontece uma vez a cada dois ou três anos, comparando o fee. No modelo de marketplace acontece em cada cotação, comparando o preço final da viagem.
Por que comparar apenas o fee é um erro?
Porque o fee representa cerca de 1% do custo de uma viagem corporativa. Ao decidir apenas por ele, a empresa negocia a menor parcela da despesa e deixa de comparar a passagem, o hotel e a locação, que respondem por praticamente todo o valor.
Quantas agências devo homologar em um BID?
Não existe número mágico, mas com duas ou três agências habilitadas já há concorrência real em cada cotação. O critério deve ser a habilitação (documentação, cobertura, atendimento e integração), não um limite fixo de fornecedores.
Como comprovar economia em um BID por cotação?
Guardando todas as cotações recebidas em cada solicitação, com data, hora, valor e a opção escolhida. Assim o savings deixa de ser estimativa e passa a ser comparação registrada entre propostas concorrentes.
Preciso trocar de agência para adotar esse modelo?
Não. A agência atual pode ser uma das habilitadas. O que muda é que ela passa a concorrer em cada viagem, em vez de receber todo o volume automaticamente.
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Patrick Tytgadt é especialista em travel tech e tecnologia para viagens corporativas, fundador e CEO da Loupit e Presidente Regional da Uniglobe Travel no Brasil.
