Bleisure, a prática de combinar viagens de negócios com lazer, exige uma gestão cuidadosa dos custos e a definição de regras claras para manter o controle orçamentário e a conformidade nas empresas.
Resposta rápida
Bleisure, a fusão de negócios e lazer em viagens corporativas, introduz complexidades em termos de custo e regras para as empresas, sendo crucial delimitar o que é despesa corporativa e o que é lazer para manter o controle orçamentário e a conformidade. Uma política de viagens clara e o uso de tecnologia são fundamentais para gerenciar esses desafios. Os principais desafios incluem a diferenciação de custos, a responsabilidade legal fora do período de trabalho, as coberturas de seguro durante o lazer e a necessidade de uma política de viagens específica. Uma política bem definida exige cotações separadas, deixa claras as responsabilidades e pode requerer aprovação prévia para solicitações de bleisure.
A prática do bleisure, que combina viagens de negócios com momentos de lazer, tem se consolidado como uma tendência. Para as empresas, isso representa uma oportunidade de aumentar a satisfação do viajante, mas também introduz complexidades significativas em termos de custo e regras de compliance. Entender essas nuances é crucial para manter o controle orçamentário e a conformidade.
O conceito de bleisure e seu impacto na gestão
Bleisure, a fusão de “business” e “leisure”, ocorre quando um viajante corporativo estende sua estadia em um destino para incluir atividades de lazer antes, durante ou depois dos compromissos de trabalho. A ABRACORP registrou um aumento de 26% nas reservas de diárias de hotéis em 2022 em comparação com 2021, parte desse movimento pode ser atribuído a esse tipo de flexibilidade, embora não haja dados específicos sobre o bleisure (ABRACORP, 2022).
Para a gestão de viagens, os desafios se manifestam em diversas frentes:
- Custos diretos: Como separar os gastos de lazer dos gastos corporativos?
- Responsabilidade legal: Quem é responsável pelo viajante fora do período de trabalho?
- Segurança: Quais coberturas de seguro se aplicam durante a fase de lazer?
- Política de viagens: A política existente contempla o bleisure? Quais limites devem ser estabelecidos?
Desafios de compliance e orçamentários com o bleisure
A principal preocupação de CFOs e gestores de viagens ao lidar com o bleisure é a delimitação clara entre o que é despesa da empresa e o que é despesa pessoal do viajante. A falta de distinção pode levar a problemas fiscais, contábeis e de governança. As bleisure viagem corporativa regras devem ser transparentes e acessíveis.
Custos de voo e hospedagem
Quando o viajante estende a viagem, é comum que o custo do voo de retorno seja impactado. Uma passagem com flexibilidade de datas ou com retorno em dia de lazer pode ser mais cara ou mais barata, dependendo da tarifa. Da mesma forma, a hospedagem para os dias adicionais é de responsabilidade do viajante.
Seguros e responsabilidade
O seguro viagem corporativo geralmente cobre apenas o período e as atividades relacionadas ao trabalho. Para os dias de lazer, o viajante precisa providenciar sua própria cobertura ou arcar com os riscos. A empresa deve deixar claro que não se responsabiliza por incidentes ou despesas ocorridas durante a fase de lazer da viagem.
Gastos secundários e reembolsos
Alimentação, transporte local, atividades turísticas e entretenimento são exemplos de gastos que podem ser incorridos durante o período de lazer. A política deve especificar quais despesas são passíveis de reembolso (apenas as corporativas) e quais não são.
Como uma política de viagens clara gerencia o bleisure
Uma política de viagens bem definida é a ferramenta mais eficaz para gerenciar os aspectos do bleisure. Ela deve abordar os seguintes pontos:
- Diferenciação de custos: Exigir que o viajante apresente cotações para a viagem corporativa pura e para a viagem com bleisure, demonstrando o custo adicional. A empresa cobre o menor valor ou o valor da parte corporativa.
- Responsabilidades: Deixar explícito que a empresa não se responsabiliza por despesas ou incidentes durante o período de lazer.
- Aprovação prévia: Estabelecer um processo de aprovação para solicitações de bleisure, permitindo que a gestão avalie os impactos.
- Uso de benefícios: Definir se programas de milhagem ou descontos corporativos podem ser usados para a parte de lazer da viagem e, se sim, sob quais condições.
Para desenvolver ou revisar a política, templates de política de viagens corporativas podem ser úteis para estruturar as informações e garantir a inclusão dos pontos relevantes.
O papel da tecnologia na gestão do bleisure
A tecnologia é um facilitador para controlar o bleisure sem burocratizar excessivamente o processo. Um marketplace multiagência pode centralizar a gestão e automatizar a aplicação das políticas.
Cotação e aprovação transparente
Com um marketplace multiagência, o viajante pode realizar uma busca que inclua a extensão de lazer. A plataforma apresenta as opções e os custos associados. Se a empresa utiliza uma política de viagens aplicada na ferramenta, é possível ver de forma clara o que está dentro da política e o que é despesa pessoal. A funcionalidade de comparação ao vivo de tarifas de várias agências e fornecedores garante a visualização das melhores opções para ambas as partes. Um fluxo de aprovação permite que a liderança valide os gastos.
Visibilidade e controle de despesas
A gestão de centros de custo e o acompanhamento de despesas via expense com leitura de comprovantes por IA facilitam a separação dos gastos. O viajante pode registrar as despesas corporativas, e a plataforma pode identificar e sinalizar as despesas que não se enquadram na política para os dias de lazer. Relatórios e dashboards oferecem uma visão consolidada dos gastos corporativos, isolando o que foi despendido com a parte de negócios.
Incentivo ao viajante com compliance
O cashback para reservas de hotéis na política de viagens corporativas (2%) ou fora dela (1%) sobre a tarifa da diária (sem taxas e impostos) pode ser um atrativo para o viajante. Embora o bleisure represente um custo adicional para o viajante, o benefício de cashback pode incentivar o uso da plataforma da empresa para reservas pessoais, garantindo que mesmo a parte de lazer seja feita de forma organizada e dentro de um ambiente controlado. Os créditos são aplicáveis a viagens pessoais.
Ferramentas adicionais
Funcionalidades como o calendário de tarifas ou o SkyAlert de queda de preço podem auxiliar na otimização dos custos, tanto para a empresa quanto para o viajante na parte de lazer. A integração com ERPs simplifica a conciliação financeira, enquanto o atendimento humano 24x7 trilíngue assegura suporte em qualquer etapa da viagem.
Gestão eficiente para CFOs e gestores
O bleisure pode ser uma estratégia eficaz para reter talentos e aumentar a satisfação, desde que seja gerenciado com rigor. A chave está em uma política de viagens bem comunicada e na utilização de ferramentas tecnológicas que automatizem a aplicação dessas regras, proporcionando transparência e controle financeiro.
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Perguntas frequentes
Como diferenciar os custos corporativos dos custos de lazer em viagens bleisure?
Para diferenciar os custos, a política de viagens deve exigir que o viajante apresente cotações para a viagem corporativa pura e para a viagem com bleisure. A empresa deve cobrir o menor valor ou apenas o valor correspondente à parte corporativa, deixando claro o que é despesa pessoal.
Quem é responsável pelo viajante e qual seguro se aplica durante a fase de lazer de uma viagem bleisure?
A empresa deve deixar explícito que não se responsabiliza por despesas ou incidentes ocorridos durante o período de lazer do bleisure. O seguro viagem corporativo geralmente cobre apenas o período e as atividades relacionadas ao trabalho, sendo responsabilidade do viajante providenciar cobertura adicional para os dias de lazer.
Qual o papel da tecnologia na gestão do bleisure para uma empresa?
A tecnologia facilita o controle do bleisure, permitindo a cotação e aprovação transparente através de marketplaces multiagência que aplicam a política de viagens. Ferramentas de gestão de despesas com IA ajudam a separar gastos corporativos e pessoais, e relatórios oferecem visibilidade consolidada, garantindo compliance e controle financeiro.