Realizar o benchmark de preços de viagens corporativas é fundamental para identificar se os gastos estão alinhados com o mercado e se há oportunidades de economia.
Resposta rápida
Saber se uma tarifa de viagem corporativa é boa envolve comparar os gastos com o mercado, superando desafios como a volatilidade de preços e a diversidade de fontes. A tecnologia, especialmente marketplaces multiagência, oferece soluções eficazes para essa otimização. Ela centraliza cotações, aplica a política de viagens e fornece dados para análise.
- A volatilidade e a diversidade de fontes dificultam a comparação manual.
- Métodos tradicionais têm limitações de tempo e abrangência.
- Uma política de viagens bem definida é crucial para o controle de custos.
- Plataformas tecnológicas permitem benchmark em tempo real e concorrência entre fornecedores.
A gestão de viagens corporativas envolve o desafio constante de equilibrar a conveniência para o viajante e a sustentabilidade financeira para a empresa. Uma das maiores incógnitas para gestores de viagens, compras e CFOs é determinar se as tarifas pagas por passagens aéreas, hospedagem e aluguel de veículos são realmente competitivas. Realizar o benchmark de preços de viagens corporativas é essencial para validar se os gastos estão alinhados com o mercado e se há oportunidades de economia.
Desafios no Benchmark de Preços de Viagens
Identificar uma “boa” tarifa é mais complexo do que simplesmente comparar preços listados. As variáveis que influenciam o valor final de uma viagem são muitas, tornando a comparação direta um desafio. Os principais obstáculos incluem:
- Volatilidade dos Preços: Tarifas aéreas e de hotéis flutuam constantemente, influenciadas por demanda, sazonalidade, eventos, antecedência da compra e disponibilidade. Um preço hoje pode ser diferente amanhã.
- Diversidade de Fontes: Existem inúmeros canais de compra – sites de companhias aéreas, OTAs (Online Travel Agencies), agências de viagens corporativas, programas de fidelidade – cada um com suas próprias tarifas e condições.
- Especificidades da Viagem: A flexibilidade da tarifa (reembolsável, não reembolsável), a classe de serviço, o horário do voo, a localização do hotel e os serviços inclusos impactam o preço e dificultam a comparação ponto a ponto.
- Dados Fragmentados: Sem uma ferramenta centralizada, os dados de viagens podem estar espalhados em diversas planilhas e sistemas, dificultando a consolidação e análise para um benchmark significativo.
- Onerosidade da Coleta Manual: Coletar manualmente cotações de múltiplas fontes para cada viagem é impraticável e consome recursos valiosos da equipe.
Métodos Tradicionais de Comparação de Preços
Historicamente, as empresas utilizam alguns métodos para tentar realizar o benchmark, embora com suas limitações:
- Comparação com Histórico Interno: Analisar se as tarifas atuais estão acima ou abaixo da média histórica da própria empresa para rotas e períodos similares. Embora útil para identificar tendências internas, não revela se a empresa está pagando mais que o mercado.
- Cotações Múltiplas: Solicitar cotações de diferentes agências de viagens ou fornecedores para a mesma viagem. Este processo é demorado e não reflete as flutuações em tempo real.
- Relatórios de Mercado: Consultar relatórios de associações e consultorias de viagens que indicam médias de tarifas para destinos específicos. Estes dados, embora úteis para uma visão macro, são generalistas e não consideram as especificidades da sua política ou volume de viagens.
O Impacto da Política de Viagens
Uma política de viagens bem definida é um pilar para o controle de custos. Ela estabelece diretrizes sobre classe de voo, categorias de hotéis, antecedência de compra e fornecedores preferenciais. Para ser eficaz, a política não deve apenas ditar o que pode ser comprado, mas também orientar a escolha da melhor tarifa dentro das permissões. A falta de aplicação rigorosa ou a ausência de uma política adaptada impede a gestão proativa de custos. A Loupit oferece templates de política de viagens corporativas para auxiliar na criação e revisão desses documentos.
Tecnologia para um Benchmark de Preços Eficaz
A tecnologia atual oferece soluções mais dinâmicas e precisas para o benchmark de preços de viagens corporativas. Plataformas de gestão de viagens corporativas (BTMCs) ou marketplaces multiagência centralizam o processo, automatizam comparações e fornecem dados acionáveis.
Um marketplace multiagência, como a Loupit, funciona como um ambiente onde diversas agências de viagens homologadas competem em tempo real pela mesma solicitação. Quando um viajante corporativo ou gestor busca um voo, hotel ou carro, a plataforma coleta cotações de múltiplos parceiros e as apresenta lado a lado, permitindo uma comparação ao vivo de tarifas.
Essa abordagem resolve desafios do benchmark tradicional:
- Transparência e Concorrência: A competição entre agências assegura que as tarifas apresentadas sejam as mais competitivas disponíveis no momento da pesquisa. Isso elimina a necessidade de cotações manuais e demoradas.
- Dados Centralizados e Acionáveis: Todas as reservas e cotações são registradas na plataforma, criando um banco de dados unificado. Relatórios e dashboards detalhados permitem uma análise aprofundada dos gastos por rota, fornecedor e viajante, identificando padrões e oportunidades de negociação. Veja mais em relatórios e análise de gastos.
- Governança e Política de Viagens: A plataforma aplica automaticamente a política de viagens da empresa, sinalizando opções fora do padrão e garantindo que as escolhas estejam alinhadas às diretrizes internas. Saiba mais sobre governança em governança de viagens corporativas.
- Ferramentas de Otimização: Recursos como calendário de tarifas, que mostra os preços em diferentes dias, e o SkyAlert, que monitora quedas de preços em rotas pré-determinadas, ajudam a identificar o momento ideal para comprar.
- Remarcação Inteligente: Para remarcações, a plataforma permite comparar o custo da remarcação com a compra de um novo bilhete, oferecendo a opção mais vantajosa. Entenda como funciona em remarcação de viagem online.
Como um Marketplace Multiagência Melhora o Benchmark
| Característica | Benchmark Tradicional (Manual) | Benchmark com Marketplace Multiagência |
|---|---|---|
| Coleta de Dados | Demorada, manual, fragmentada | Automática, em tempo real, centralizada |
| Concorrência | Limitada a poucos fornecedores | Concorrência instantânea entre múltiplos fornecedores |
| Aplicação da Política | Manual, sujeita a erros | Automática, integrada ao processo de compra |
| Análise de Dados | Complexa, requer consolidação | Dashboards e relatórios prontos, insights rápidos |
| Oportunidades de Economia | Difícil de identificar em tempo real | Alertas de queda de preço, comparação instantânea de remarcação |
Ao utilizar uma plataforma que agrega e compara ofertas de múltiplos fornecedores em tempo real, as empresas obtêm uma visão clara do valor de mercado para cada viagem. Isso permite não apenas identificar se a tarifa está boa no momento da compra, mas também realizar um benchmark contínuo, ajustando a política de viagens e as estratégias de negociação com base em dados concretos. A transparência e a concorrência inerentes a um marketplace multiagência garantem que a empresa esteja sempre em posição de capturar as melhores condições disponíveis, otimizando o orçamento de viagens corporativas e assegurando que cada gasto seja justificado.
Sua Empresa Pronta para Otimizar?
Descubra o potencial de economia para sua empresa utilizando nosso simulador de economia ou comece a gerenciar suas viagens com mais eficiência, testando nossa plataforma gratuitamente em cadastro gratuito.
Perguntas frequentes
###
###
###