Antes de contratar uma agência de viagens corporativas, é fundamental fazer perguntas estratégicas sobre custos, tecnologia, suporte e relatórios para garantir uma parceria alinhada aos objetivos da s
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Para contratar uma agência de viagens corporativas de forma estratégica, sua equipe deve questionar a estrutura de custos, como a agência garante o cumprimento da política de viagens, e o nível de suporte oferecido aos viajantes. Também é crucial entender as ferramentas tecnológicas disponíveis e a capacidade de integração com sistemas internos da empresa, bem como a oferta de relatórios e análises de dados.
A decisão de contratar uma agência de viagens corporativas é estratégica e de longo prazo. Ela vai além da simples emissão de passagens e reservas de hotéis, impactando diretamente os custos, a experiência do colaborador e a governança interna. Avaliar potenciais parceiros requer uma análise criteriosa de suas capacidades operacionais, tecnológicas e de serviço. Este artigo apresenta dez perguntas fundamentais que sua equipe — seja de finanças, compras, RH ou gestão de viagens — deve considerar antes de firmar um contrato.
1. Qual é a estrutura de custos e os modelos de precificação oferecidos?
Entender como a agência cobra pelos seus serviços é o primeiro passo para uma gestão financeira eficiente. Existem diferentes modelos de precificação, como fee por transação, fee mensal, comissão sobre serviços ou um híbrido. Cada modelo tem implicações distintas sobre o orçamento total de viagens. Solicite clareza sobre todas as taxas e encargos, incluindo eventuais custos ocultos, e como eles se aplicam a diferentes tipos de serviços (aéreo, terrestre, hotel). Questione sobre a flexibilidade para ajustar a estrutura à medida que o volume de viagens da empresa muda. Além disso, entenda se há transparência total sobre as tarifas negociadas com fornecedores e qual o markup aplicado pela agência.
2. Como a agência garante o cumprimento da política de viagens da minha empresa?
Uma política de viagens bem definida é ineficaz se não for aplicada de forma consistente. A agência deve demonstrar como sua tecnologia e seus processos reforçam as regras estabelecidas, como limites de gasto, classes de serviço permitidas e fornecedores preferenciais. Pergunte sobre a capacidade de configurar a política diretamente na plataforma de reservas, bloquear opções que a violem, e alertar aprovadores e viajantes sobre escolhas fora da política. Entender a facilidade de aplicar a política de viagens na ferramenta é essencial para a governança e o controle de custos.
3. Qual é o nível de suporte e atendimento ao viajante, especialmente em emergências?
Viagens corporativas podem ser imprevisíveis. Um suporte rápido e eficiente é crucial. Pergunte sobre a disponibilidade do atendimento (24/7, em quais idiomas), os canais de contato (telefone, chat, e-mail) e o tempo médio de resposta. Investigue a capacidade da agência de lidar com emergências, como cancelamentos de voos, desastres naturais ou problemas de saúde em outros países. Peça exemplos de como a equipe de suporte age nessas situações e qual o plano de contingência para garantir a segurança e o bem-estar dos viajantes.
4. Quais são as ferramentas tecnológicas disponíveis para gestão de viagens?
A tecnologia é um pilar central na gestão de viagens modernas. Uma boa agência deve oferecer uma plataforma robusta que facilite todo o processo, desde a reserva até a conciliação. Pergunte sobre a usabilidade da ferramenta de reservas online (OBT), a capacidade de comparação ao vivo de tarifas, o fluxo de aprovação de viagens, a gestão de perfis de viajantes e a funcionalidade de mobile para acesso em trânsito. Investigue também recursos adicionais que possam agregar valor, como remarcação de viagem online, calendário de tarifas ou SkyAlert para monitoramento de preços.
5. Como a agência auxilia na gestão de despesas e reembolsos?
O processo de gestão de despesas é frequentemente um gargalo. A agência deve oferecer ou integrar soluções que simplifiquem essa etapa. Pergunte sobre a capacidade de integração com sistemas de expense e reembolso, a digitalização de comprovantes, a automatização do lançamento de despesas e a gestão de adiantamentos. Para empresas com muitos deslocamentos, recursos como o reembolso de quilometragem e mobilidade urbana podem ser diferenciais importantes para a otimização de tempo e recursos.
6. Que tipo de relatórios e análises de dados a agência oferece?
Decisões estratégicas em viagens corporativas são baseadas em dados. A agência deve fornecer relatórios detalhados e personalizados que permitam analisar gastos, identificar oportunidades de economia, monitorar o cumprimento da política e entender o comportamento dos viajantes. Pergunte sobre a periodicidade e o formato dos relatórios, a capacidade de personalização e a disponibilidade de dashboards interativos. A capacidade de gerar relatórios e análises de gastos é vital para a otimização contínua do programa de viagens.
7. Como a agência se diferencia de um modelo multiagência ou de um marketplace?
É importante entender a proposta de valor e o modelo de negócios da agência. Algumas operam de forma tradicional (monoagência), enquanto outras podem fazer parte de um modelo multiagência ou marketplace. Pergunte como a agência garante as melhores tarifas e condições. Se for uma agência que utiliza um marketplace, questione sobre a quantidade e a qualidade das agências parceiras, como elas são homologadas e como a competição entre elas beneficia sua empresa. Empresas como a Loupit, por exemplo, operam como um marketplace multiagência, onde várias agências competem em tempo real pela mesma solicitação, buscando a melhor oferta para o cliente.
8. Qual a experiência da agência com integrações com sistemas corporativos (ERP, RH)?
Para otimizar processos e garantir a integridade dos dados, a integração com sistemas internos é fundamental. Pergunte sobre a capacidade da agência de se integrar com seu ERP, sistema de RH ou outras ferramentas financeiras. Discuta os métodos de integração disponíveis (APIs, web services, etc.), a segurança dos dados durante a troca de informações e a experiência da agência em projetos de integração similares. A integração com ERP pode reduzir significativamente o trabalho manual e os erros.
9. Como a agência se mantém atualizada sobre as tendências do mercado e inovações?
O setor de viagens está em constante evolução. Uma agência proativa investe em inovação e se mantém informada sobre novas tecnologias, regulamentações e tendências de consumo. Pergunte sobre o processo de pesquisa e desenvolvimento da agência, como ela incorpora feedback dos clientes e quais são os planos futuros para aprimorar seus serviços e sua plataforma. A agência deve demonstrar que é um parceiro que cresce e se adapta com as necessidades de sua empresa.
10. A agência oferece programas de fidelidade ou benefícios adicionais para viajantes?
Embora o foco seja a gestão corporativa, benefícios para os viajantes podem melhorar a satisfação e a adesão à política. Pergunte se a agência oferece algum programa de fidelidade, como acumulação de pontos ou cashback em reservas. Entenda como esses benefícios podem ser utilizados, seja em viagens corporativas futuras ou pessoais. Esse tipo de programa pode ser um diferencial na percepção de valor pelos colaboradores e incentivar a utilização da plataforma corporativa.
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Perguntas frequentes
1. Quais modelos de precificação são comuns em agências de viagens corporativas?
Existem diferentes modelos de precificação, como fee por transação, fee mensal, comissão sobre serviços ou um híbrido. É importante solicitar clareza sobre todas as taxas e encargos, e como eles se aplicam a diferentes serviços, além da flexibilidade para ajustar a estrutura conforme o volume de viagens.
2. Como uma agência de viagens corporativas pode ajudar a garantir o cumprimento da política de viagens?
A agência deve demonstrar como sua tecnologia e processos reforçam as regras estabelecidas, como limites de gasto e fornecedores preferenciais. Isso inclui a capacidade de configurar a política diretamente na plataforma de reservas, bloquear opções que a violem e alertar viajantes e aprovadores sobre escolhas fora da política.
3. Que tipo de suporte ao viajante é esperado de uma agência de viagens corporativas?
É crucial que a agência ofereça suporte rápido e eficiente, com disponibilidade 24/7, em diferentes idiomas e canais de contato. Ela deve ter capacidade de lidar com emergências, como cancelamentos de voos, e planos de contingência para garantir a segurança e o bem-estar dos viajantes.
Próximos Passos
Avaliando essas dez perguntas, sua empresa estará mais preparada para tomar uma decisão informada ao contratar uma agência de viagens corporativas. Uma parceria bem-sucedida deve alinhar-se com os objetivos estratégicos da sua organização, oferecendo transparência, eficiência e suporte robusto. Para explorar como um marketplace multiagência pode otimizar seus custos e processos, simule sua economia agora ou solicite um cadastro gratuito.